Język karty charakterystyki w UE

MSDS-Europe – Baza wiedzy na temat kart charakterystyki – Język karty charakterystyki w UE

Język karty charakterystyki w UE – w jakim języku SDS jest obowiązkowa?

Karta charakterystyki (SDS) jest kluczowym dokumentem zawierającym informacje o substancjach i mieszaninach chemicznych: to z niej użytkownicy dowiadują się m.in. o zagrożeniach oraz wymaganiach dotyczących obchodzenia się z produktem, jego przechowywania i transportu. W Unii Europejskiej język dokumentu jest określony przez surowe przepisy prawne, przede wszystkim art. 31 rozporządzenia REACH i jego załącznik II.

Poniżej podsumowujemy, w jakim języku należy udostępniać karty charakterystyki na poszczególnych rynkach, jak wygląda kwestia kodów zagrożeń i scenariuszy narażenia oraz jakie szczególne zasady obowiązują przy eksporcie poza UE.

 

Podstawa prawna – REACH, CLP, PIC

 

Zasada ogólna z art. 31 rozporządzenia REACH

Zgodnie z art. 31 ust. 5 rozporządzenia REACH kartę charakterystyki należy udostępniać w języku (językach) urzędowym państwa członkowskiego, w którym substancja lub mieszanina jest wprowadzana do obrotu, chyba że dane państwo członkowskie postanowi inaczej.

Ta sama zasada dotyczy formatu karty charakterystyki: strukturę 16 sekcji określono w załączniku II do REACH i stosuje się ją jednolicie w całej UE.

 

CLP – spójność między etykietą a SDS

Rozporządzenie CLP (WE) nr 1272/2008 określa wymagania dotyczące oznakowania i pakowania. Język (języki) użyty na etykiecie powinien co do zasady odpowiadać językowi karty charakterystyki: etykietę należy sporządzić w języku urzędowym danego państwa członkowskiego, chyba że kraj ten ustanowi odmienne zasady.

Ponieważ etykieta i SDS dotyczą tego samego produktu, język, klasyfikacja oraz zwroty wskazujące rodzaj zagrożenia w obu dokumentach muszą być zawsze spójne.

 

Rozporządzenie PIC – eksport poza UE

W przypadku eksportu poza UE rozporządzenie PIC (UE) nr 649/2012 wymaga, aby informacje zamieszczone na etykiecie oraz w karcie charakterystyki towarzyszącej eksportowanym niebezpiecznym chemikaliom były – w miarę możliwości – podawane w językach urzędowych lub głównych językach kraju przeznaczenia.

W praktyce oznacza to, że partnerzy spoza UE zazwyczaj wymagają co najmniej karty charakterystyki w języku angielskim, a w wielu przypadkach również w języku lokalnym.

 

Język karty charakterystyki w państwach członkowskich EOG

 

Zasada podstawowa: język państwa członkowskiego odbiorcy

Kartę charakterystyki należy zawsze przekazać w języku (językach) tego państwa członkowskiego, w którym produkt jest wprowadzany do obrotu – niezależnie od tego, z jakiego kraju pochodzi producent lub dystrybutor.

Ważne uwagi:

  • Fakt, że producent korzysta z odstępstwa w jednym państwie członkowskim, nie oznacza automatycznego odstępstwa w innych państwach.
  • Państwo członkowskie może również wprowadzić surowsze wymagania (np. dopuścić wyłącznie język krajowy lub wymagać kilku języków urzędowych).

ECHA publikuje tabelę podsumowującą, która pokazuje, w jakich językach poszczególne państwa EOG wymagają etykiet i kart charakterystyki; dla wielu krajów wskazano tam również, kiedy załącznik do SDS (np. scenariusz narażenia) może – pod pewnymi warunkami – zostać zaakceptowany w języku angielskim.

 

Wiele języków urzędowych w jednym państwie

W niektórych państwach istnieje więcej niż jeden język urzędowy (np. Belgia, Finlandia, Luksemburg). W takich przypadkach przepisy krajowe określają:

  • w jakich językach obowiązkowo należy udostępniać kartę charakterystyki i etykietę,
  • oraz czy dopuszcza się pozostawienie niektórych załączników do SDS (np. scenariusza narażenia) w języku angielskim.

Szwajcaria (choć nie jest członkiem UE, często stanowi istotny rynek w kontekście EOG) wymaga na przykład, aby oznakowanie było sporządzone co najmniej w dwóch językach urzędowych.

 

Ustalenia językowe z klientem

Niektóre państwa dopuszczają, aby w przypadku użytkowników profesjonalnych strony na piśmie uzgodniły użycie innego języka (np. angielskiego). Nawet wtedy podstawową zasadą pozostaje, że odbiorca musi w pełni rozumieć informacje zawarte w karcie charakterystyki.

 

Język załączonego scenariusza narażenia

W przypadku rozszerzonej karty charakterystyki (eSDS) do dokumentu dołącza się jako załączniki scenariusze narażenia (ES). Zgodnie z wytycznymi ECHA ES jest integralną częścią karty charakterystyki, a zatem podlega tym samym wymaganiom tłumaczeniowym co sama SDS.

Oznacza to, że:

  • jeżeli państwo członkowskie wymaga, aby kartę charakterystyki udostępniano w jego własnym języku urzędowym, scenariusz narażenia również musi być dostępny w tym języku;
  • niektóre państwa mogą dopuścić pozostawienie ES w języku angielskim, ale jest to decyzja krajowa, a nie zasada ogólna.

 

Co tłumaczymy, a czego nie? – kody, skróty, zwroty H

 

Klasy zagrożeń i kody kategorii

W sekcji 2 karty charakterystyki klasyfikacja zagrożeń może być przedstawiona na kilka sposobów:

  • w formie pełnego tekstu, z podaniem klasy i kategorii zagrożenia oraz brzmienia zwrotów wskazujących rodzaj zagrożenia (H),
  • lub w postaci kodów, np. „Flam. Liq. 1, H224”.

Ważne zasady:

  • Takich kodów jak Flam. Liq. 1, Eye Irrit. 2 itp. nie należy tłumaczyć, ponieważ są to jednolite, niezależne od języka kody określone w załączniku VI do CLP.
  • Jeżeli w SDS podano wyłącznie kody, w sekcji 16 należy zamieścić pełne objaśnienie tych kodów w formie tekstu w języku karty charakterystyki.
  • Jeżeli klasyfikacja zagrożeń została podana już w sekcji 2 w formie pełnego tekstu (np. „Łatwopalna ciecz, kategoria 1”) wraz z pełnym brzmieniem zwrotów H, dodatkowe objaśnienie kodów w sekcji 16 nie jest obowiązkowe.

 

Tłumaczenie zwrotów H i P

Standardowe brzmienie zwrotów H i zwrotów P zostało określone w przepisach UE i istnieje we wszystkich językach urzędowych Unii. W karcie charakterystyki należy stosować je w języku danego państwa członkowskiego, zgodnie z oficjalnym tłumaczeniem.

 

Język SDS w przypadku eksportu (poza UE)

Przy eksporcie poza UE karta charakterystyki podlega zarówno wymaganiom UE, jak i szczególnym przepisom kraju przeznaczenia:

  • zgodnie z rozporządzeniem PIC informacje podane na etykiecie i w SDS należy – w miarę praktycznych możliwości – przekazywać w języku (językach) urzędowym lub głównym kraju przeznaczenia;
  • wiele państw – zwłaszcza poza Europą – posiada własne systemy wymagań opartych na GHS, dlatego karta charakterystyki często musi zostać opracowana w zupełnie nowym formacie, dostosowanym do lokalnych przepisów.

W takich przypadkach zamiast prostego przekładu językowego konieczne jest kompleksowe opracowanie i restrukturyzacja karty charakterystyki.

 

Praktyczne wskazówki dla producentów, importerów i dystrybutorów

 

Sprawdź wymagania kraju przeznaczenia

  • Zapoznaj się z tabelą językową ECHA dotyczącą wymaganych języków etykiet i kart charakterystyki.
  • Sprawdź informacje publikowane przez właściwy organ krajowy (np. inspekcję pracy lub organ nadzoru nad chemikaliami).

 

Nie poprzestawaj na dosłownym tłumaczeniu

Karta charakterystyki, która jest wprawdzie wierna językowo, ale merytorycznie błędna lub nieaktualna, stanowi poważne ryzyko: niewłaściwą klasyfikację, brak krajowych wymagań, kary finansowe lub zastrzeżenia ze strony organów nadzoru. Na te ryzyka zwracają uwagę zarówno REACH, jak i przepisy krajowe.

Dlatego warto wybrać takiego dostawcę usług, który:

  • zna wymagania REACH/CLP oraz przepisy krajowe państwa przeznaczenia,
  • w razie potrzeby nie tylko tłumaczy SDS, ale także ją redaguje i dostosowuje,
  • uwzględnia najnowsze zmiany legislacyjne.

 

Cykl życia karty charakterystyki – typowe zadania

W związku z kartami charakterystyki najczęściej pojawiają się następujące zadania:

  • Opracowanie SDS dla nowych produktów lub przy imporcie, gdy brak odpowiedniego dokumentu wyjściowego.
  • Tłumaczenie karty charakterystyki i dostosowanie regulacyjne do języka (języków) urzędowego kraju przeznaczenia (z uwzględnieniem ewentualnych różnic w przepisach, które mogą wpływać również na wymagania dotyczące treści SDS).
  • Przegląd i aktualizacja SDS w przypadku zmiany klasyfikacji, składu lub otoczenia regulacyjnego.
  • Przygotowanie projektu etykiety CLP, aby etykieta była spójna z kartą charakterystyki zarówno pod względem językowym, jak i merytorycznym.
  • Zgłoszenie PCN (Poison Centre Notification) dla mieszanin niebezpiecznych, ściśle powiązane z danymi zawartymi w SDS oraz identyfikatorami mieszaniny (np. UFI).

Wszystkie powyższe zadania są bezpośrednio związane z językiem i treścią karty charakterystyki – dlatego warto zarządzać nimi w sposób spójny i skoordynowany, „pod jednym dachem”.

 

Jak MSDS-Europe może pomóc?

Zespół ekspertów stojący za MSDS-Europe obejmuje cały cykl życia karty charakterystyki:

 

Szybkie pytania i odpowiedzi

W jakim języku należy udostępniać kartę charakterystyki w UE?
Kartę charakterystyki należy udostępniać co najmniej w języku urzędowym tego państwa członkowskiego, w którym substancja lub mieszanina jest wprowadzana do obrotu – chyba że dane państwo członkowskie ustanowi odmienne zasady (np. wymóg kilku języków lub dopuszczenie języka angielskiego).

Czy w EOG dopuszczalna jest wyłącznie anglojęzyczna SDS?
Jest to możliwe tylko wtedy, gdy przepisy lub praktyka organów danego państwa członkowskiego wyraźnie na to pozwalają albo gdy z użytkownikami profesjonalnymi zawarto jednozniczną umowę językową. W przeciwnym razie karta charakterystyki w języku krajowym jest obowiązkowa.

Czy należy tłumaczyć również scenariusz narażenia?
Tak. Scenariusz narażenia jest integralną częścią SDS i co do zasady powinien być dostępny w tym samym języku, co karta charakterystyki – chyba że dane państwo członkowskie dopuści załącznik w języku angielskim pod określonymi warunkami.

Czy trzeba tłumaczyć kody typu Flam. Liq. 1 lub Eye Irrit. 2?
Nie. Są to kody niezależne od języka, oparte na angielskich skrótach i określone w załączniku VI do CLP, które należy stosować w niezmienionej formie we wszystkich językach. Ich pełne znaczenie należy wyjaśnić w SDS – zazwyczaj w sekcji 16 – w języku dokumentu.

W jakim języku należy sporządzić SDS w przypadku eksportu poza UE?
Oprócz wymagań UE rozporządzenie PIC stanowi, że informacje zawarte na etykiecie i w SDS należy – w takim zakresie, w jakim jest to praktycznie wykonalne – przekazywać w języku (językach) urzędowym lub głównym kraju przeznaczenia. W praktyce zazwyczaj oznacza to SDS w języku angielskim oraz SDS w języku lokalnym.

Czy tłumaczenie SDS można powierzyć zwykłemu biuru tłumaczeń?
Nie jest to zalecane. Karta charakterystyki nie jest zwykłym dokumentem językowym, lecz specjalistycznym dokumentem techniczno-prawnym, a jej błędy mogą mieć bezpośrednie konsekwencje prawne i związane z bezpieczeństwem. W trakcie tłumaczenia konieczne jest również dokonanie dostosowania regulacyjnego do przepisów lokalnych – zadanie to mogą odpowiedzialnie wykonać jedynie eksperci posiadający solidną znajomość REACH/CLP.

 

Masz dodatkowe pytania?

Skontaktuj się z naszym biurem obsługi klienta lub zadaj pytanie naszemu ekspertowi online.

Obsługa klienta Zapytaj eksperta

 

Przydatne artykuły: