Przygotowanie kart charakterystyk - Część 2

Obowiązki i proces opracowywania karty charakterystyki (SDS)

MSDS-Europe – Baza wiedzy o kartach charakterystyki – Przygotowanie kart charakterystyk (SDS) – Część 2: Obowiązki i proces opracowania SDS

W poprzedniej części (Przygotowanie kart charakterystyk (SDS) – Część 1) omówiliśmy, czym jest karta charakterystyki (SDS) i jakie są jej podstawy prawne (REACH i CLP).

Teraz omówimy kto powinien przygotować kartę charakterystyki oraz w jaki sposób to zrobić, jakie obowiązki się z tym wiążą i na co należy zwrócić uwagę w trakcie opracowywania. Zajmiemy się również kwestią, kiedy SDS jest wymagana dla produktu, jak krok po kroku przebiega proces jej tworzenia oraz co należy wiedzieć o aktualizacjach, wymaganiach językowych i dystrybucji.

(Szczegółowe wytyczne na ten temat znajdują się w oficjalnym dokumencie ECHA pt. „Wytyczne dotyczące opracowywania kart charakterystyki” (2021), dostępnym na stronie internetowej ECHA.)

Kto jest odpowiedzialny za przygotowanie SDS?

Przepisy jasno określają, że za treść karty charakterystyki ostatecznie odpowiada firma wprowadzająca produkt do obrotu – zazwyczaj jest to producent lub importer. Są oni zobowiązani do zapewnienia, że SDS spełnia wymagania rozporządzenia REACH i zostanie przekazana użytkownikom dalszym.

Każdy producent lub importer, który wprowadza na rynek UE substancję lub mieszaninę zaklasyfikowaną jako niebezpieczna, musi dostarczyć klientowi kartę charakterystyki w odpowiednim języku.

Dystrybutorzy (odsprzedawcy) również ponoszą odpowiedzialność za zapewnienie, że karta charakterystyki produktu zostanie przekazana użytkownikom profesjonalnym.

Na przykład dystrybutor farb musi dopilnować, by karta charakterystyki produktu w języku polskim została udostępniona nabywcy.

Kiedy karta charakterystyki jest obowiązkowa?

Co do zasady, karta charakterystyki jest wymagana dla każdej substancji lub mieszaniny stwarzającej zagrożenie. Oznacza to, że jeśli produkt podlega jakiejkolwiek klasie zagrożenia zgodnie z rozporządzeniem CLP (np. łatwopalny, żrący, toksyczny, drażniący itp.), dystrybutor musi przekazać kartę charakterystyki użytkownikowi bez uprzedniego żądania.

Dodatkowo, istnieją przypadki, w których mieszanina nie jest zaklasyfikowana jako niebezpieczna, ale ze względu na określone składniki nadal wymagane jest posiadanie SDS (przynajmniej na żądanie).

Przykłady takich przypadków:

• Mieszanina niezaklasyfikowana jako niebezpieczna zawierająca składnik niebezpieczny powyżej określonego stężenia: w takich przypadkach użytkownik profesjonalny może zażądać karty charakterystyki i musi ona zostać udostępniona. Na przykład, jeśli mieszanina zawiera substancję szkodliwą dla zdrowia w istotnej ilości, wówczas zgodnie z art. 31(3) REACH użytkownik ma prawo zażądać SDS i musi ją otrzymać.
• Mieszanina zawierająca składnik o ustalonym dopuszczalnym stężeniu narażenia zawodowego: jeśli składnik mieszaniny ma określony limit stężenia w powietrzu w środowisku pracy, należy dostarczyć SDS na żądanie, nawet jeśli sama mieszanina nie jest zaklasyfikowana jako niebezpieczna.
• Mieszanina nieprzeznaczona do użytku konsumenckiego, ale wymagająca określonych elementów oznakowania: takie produkty również muszą posiadać opracowaną kartę charakterystyki, którą należy udostępnić użytkownikom profesjonalnym na żądanie.

Ważne: nie każdy produkt wymaga SDS.

Jeśli mieszanina nie zawiera żadnych składników niebezpiecznych i jest przeznaczona do użytku konsumenckiego (domowego), zazwyczaj nie ma obowiązku dostarczania karty charakterystyki.

Jednak niektórzy klienci przemysłowi mogą mimo to zażądać karty charakterystyki. Jako dobra praktyka, producent może przygotować kartę informacyjną lub dobrowolną kartę charakterystyki dla takiego produktu, co ułatwia jego bezpieczne użytkowanie.

Wymagania językowe

Karta charakterystyki musi być zawsze dostarczona w urzędowym języku kraju, w którym dany produkt jest wprowadzany do obrotu. Na przykład na Węgrzech wymagana jest karta charakterystyki w języku węgierskim. Jeśli firma dostarcza produkt do kilku krajów UE, karta charakterystyki musi zostać opracowana lub przetłumaczona na język urzędowy każdego z tych krajów.

Jak opracować kartę charakterystyki (SDS)

Osoba kompetentna i wymagane kwalifikacje

Zgodnie z przepisami, karta charakterystyki musi być przygotowana przez „osobę kompetentną”. Oznacza to specjalistę posiadającego odpowiednie kwalifikacje i wiedzę z zakresu bezpieczeństwa chemicznego. Oficjalne wytyczne podkreślają również, że osoby kompetentne powinny regularnie uczestniczyć w szkoleniach, ponieważ przepisy dotyczące substancji niebezpiecznych są często aktualizowane.

Jeśli firma nie posiada odpowiednich kompetencji wewnętrznych, zaleca się skorzystanie z usług zewnętrznego doradcy. Wiele firm specjalizuje się w opracowywaniu i weryfikacji SDS, pełniąc funkcję ekspertów ds. bezpieczeństwa chemicznego i pomagając przygotować dokumenty zgodne z przepisami.

Kroki przygotowania SDS

Opracowanie karty charakterystyki to proces wieloetapowy, który polega na zebraniu i uporządkowaniu wielu różnych informacji. Poniżej przedstawiono ogólny schemat postępowania, który w praktyce pomaga zapewnić spójność i kompletność każdego elementu SDS:

1. Zebranie informacji:

Zbierz wszystkie istotne dane dotyczące danej substancji lub mieszaniny. Obejmuje to dokładną identyfikację produktu (nazwa i ewentualne numery identyfikacyjne, takie jak numer CAS, numer WE, a w przypadku mieszanin także unikalny identyfikator postaci – kod UFI), listę składników i ich stężenia, właściwości fizykochemiczne (np. temperatura wrzenia, gęstość, pH, temperatura zapłonu), a także dane toksykologiczne i ekotoksykologiczne. Źródłem mogą być istniejące karty charakterystyki składników, bazy danych ECHA, literatura naukowa oraz wyniki badań wewnętrznych. Zebranie tych informacji stanowi fundament SDS.

2. Określenie klasyfikacji zagrożeń:

Na podstawie zebranych danych określ klasyfikację zagrożeń produktu zgodnie z rozporządzeniem CLP. Należy zdecydować, do jakich kategorii zagrożeń należy dana substancja/mieszanina (np. Ciecz łatwopalna kat. 2, Żrące działanie na skórę kat. 1A, Toksyczność ostra kat. 3 itd.) oraz zidentyfikować odpowiednie zwroty H (zwroty określające zagrożenia) i zwroty P (zwroty wskazujące środki ostrożności). Klasyfikacja wynika z zagrożeń i stężeń poszczególnych składników.

Należy uwzględnić wszelkie graniczne stężenia i współczynniki M oraz upewnić się, że oceniono wszystkie istotne zagrożenia mieszaniny.

3. Wypełnienie sekcji SDS:

Po ustaleniu klasyfikacji można uzupełnić 16 sekcji karty charakterystyki odpowiednimi informacjami. Należy zachować właściwą kolejność i numerację sekcji zgodnie z wymaganiami SDS. Każda sekcja musi zawierać określone elementy – np. Sekcja 1 powinna zawierać identyfikację produktu i dane dostawcy, Sekcja 2 – informacje dotyczące zagrożeń, Sekcja 3 – wykaz składników itd.

Spójność informacji jest kluczowa: dane zawarte w różnych sekcjach SDS nie mogą się wzajemnie wykluczać. Na przykład, jeśli w Sekcji 2 mieszanina oznaczona jest jako łatwopalna, wówczas dane o temperaturze zapłonu w Sekcji 9 powinny to potwierdzać.

4. Przegląd i zatwierdzenie:

Po uzupełnieniu SDS należy ją dokładnie sprawdzić. W ramach kontroli jakości należy upewnić się, że zawartość jest kompletna i nie brakuje żadnej sekcji ani informacji (np. literówek, błędnych jednostek). Warto poprosić wewnętrznego eksperta o weryfikację SDS lub porównać ją z kartami charakterystyki podobnych produktów. Należy upewnić się, że odniesienia do aktualnych przepisów (np. rozporządzeń UE i ich zmian) są aktualne.

5. Dystrybucja do użytkowników:

Gotowa karta charakterystyki musi zostać dostarczona użytkownikom produktu. Może to nastąpić drogą elektroniczną (np. jako plik PDF wysłany e-mailem) lub w formie papierowej, ale w każdym przypadku musi być udostępniona bezpłatnie (rozporządzenie REACH nakłada obowiązek nieodpłatnego przekazania SDS klientowi).

W praktyce wiele firm przekazuje SDS nabywcy wraz z pierwszym zamówieniem lub przesyłką, albo udostępnia ją do pobrania na swojej stronie internetowej.

Ważne jest również, aby SDS była aktualna: jeśli pojawią się nowe informacje lub zagrożenia dotyczące produktu albo zmieni się jego klasyfikacja (np. w wyniku zmiany stężenia składników lub pojawienia się nowych danych toksykologicznych), dokument należy niezwłocznie zaktualizować.

6. Aktualizacje i zarządzanie wersjami:

Jeśli pojawią się nowe informacje lub zagrożenia związane z produktem, albo zmieni się jego klasyfikacja, karta charakterystyki musi zostać niezwłocznie zaktualizowana.

Zaktualizowaną wersję należy przekazać wszystkim użytkownikom, którzy otrzymali poprzednią wersję w ciągu ostatniego roku (zwykle w ciągu ostatnich 12 miesięcy).

Dodatkowo, wcześniejsze wersje SDS i związane z nimi dane należy archiwizować przez co najmniej 10 lat, aby były dostępne w przypadku kontroli lub do celów dowodowych. Zaleca się nadawanie każdej wersji numeru i daty, aby można było jednoznacznie zidentyfikować, która wersja jest aktualna. Przykład: Wersja 1 – 2021.06.01; Wersja 2 – 2023.03.15 (zaktualizowana zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2020/878).

W przypadku zmian (nowe informacje, zmiany prawne, modyfikacja składu produktu itd.) należy opracować nową wersję i w Sekcji 16 wskazać, co zostało zmienione. Dzięki temu użytkownicy będą świadomi aktualizacji i łatwiej zachowają zgodność z przepisami.

Podsumowanie

Opracowanie karty charakterystyki to złożone zadanie wymagające wiedzy i staranności. Na każdym etapie należy pamiętać, że celem jest informowanie i ochrona użytkowników oraz zapewnienie zgodności z przepisami. To nie tylko „formalność”, lecz istotne narzędzie w zakresie bezpieczeństwa pracy i ochrony środowiska.

W kolejnych częściach przyjrzymy się szczegółowo zawartości karty charakterystyki: omówimy, jakie informacje należy zawrzeć w poszczególnych sekcjach SDS.

Dalsze części:

• Część 1: Wprowadzenie i tło regulacyjne
• Część 3: Pierwsze 8 sekcji SDS – szczegółowo
• Część 4: Pozostałe sekcje SDS (9–16)
• Część 5: Przypadki szczególne i dobre praktyki

Darmowa konsultacja online

Jeśli nie znalazłeś potrzebnych informacji na naszej stronie internetowej, po prostu zadaj pytania dotyczące kart charakterystyki bezpośrednio naszemu ekspertowi.

Aby wysłać pytanie, skorzystaj z poniższej aplikacji do przesyłania wiadomości:

Zapytaj naszego eksperta ds. bezpieczeństwa chemicznego!

Inne powiązane usługi

Usługi związane z SDS:

Tłumaczenia kart charakterystyki, Aktualizacja kart charakterystyki, Opracowanie karty charakterystyki

Usługi zgłoszeniowe PCN:

Zgłoszenia mieszanin przez portal PCN, Aktualizacja zgłoszeń PCN, Generowanie kodu UFI

Najnowsze artykuły

• Jaki jest cel karty charakterystyki?
• Czy wszystkie produkty chemiczne wymagają SDS?
• Kto może opracować kartę charakterystyki?

Polecane artykuły

• Kiedy karta charakterystyki musi zostać dostarczona
• Przydatne informacje o zgłoszeniach PCN
• Informacje dla użytkowników dalszych o kartach charakterystyki

Przydatne materiały zawodowe

Baza wiedzy o kartach charakterystyki

Baza wiedzy o kartach charakterystyki pomaga w interpretacji treści SDS oraz powiązanych regulacji prawnych.

Kompas bezpieczeństwa chemicznego

Popularne materiały dotyczące przepisów w zakresie bezpieczeństwa chemicznego – ułatwiające zrozumienie obowiązków i przygotowanie się do ich spełnienia.