Questions fréquemment posées et réponses en matière de la sécurité chimique

MSDS-Europe – Questions fréquemment posées et réponses en matière de sécurité chimique

Collection de questions et réponses dans le domaine de la sécurité chimique. Avez-vous des questions liées à la sécurité chimique ?

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Questions relatives à la sécurité chimique

 

Questions relatives à nos services

 

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Questions relatives à la sécurité chimique

 

Qu’est-ce que l’UFI ? Dois-je faire quelque chose en tant que distributeur ?

L’identifiant unique de formulation (UFI) est un code à 16 caractères qui doit être indiqué sur l’étiquette des mélanges dangereux.

L’UFI est également un élément du processus de déclaration des mélanges dangereux aux centres antipoison, effectué dans un format harmonisé (PCN).

La notification PCN, y compris le code UFI, doit être effectuée par les acteurs qui mettent le produit sur le marché dans le pays concerné.

Les revendeurs ne sont pas tenus d’effectuer la déclaration dans le cas général.

Si l’étiquette du produit est endommagée ou si le fabricant modifie la composition du produit de telle sorte qu’un nouveau code UFI doit être généré, l’étiquette du produit doit être remplacée ou mise à jour. Dans ces cas, le revendeur peut avoir des obligations.

Voir un résumé des autres obligations des distributeurs ici.

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Je souhaite disposer d’une fiche de données de sécurité et d’une étiquette pour des produits cosmétiques. Quelles informations dois-je fournir ? Les exigences en matière de sécurité chimique s’appliquent-elles également à cette catégorie de produits ?

Il n’est pas obligatoire d’établir une fiche de données de sécurité pour les produits cosmétiques ni de la mettre à la disposition des clients. Les produits cosmétiques ne sont pas soumis aux dispositions de la réglementation sur la sécurité chimique.

Toutefois, une fiche de données de sécurité peut être recommandée et appropriée dans certains cas.

D’autre part, pour la mise sur le marché de produits cosmétiques, l’étiquette établie conformément au règlement (CE) n° 1223/2009 est très importante.

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À quoi sert une fiche de données de sécurité ?

Les fiches de données de sécurité sont des outils de communication importants dans la chaîne d’approvisionnement. Elles aident chaque acteur à remplir ses obligations en matière de gestion des risques liés à l’utilisation de substances et de mélanges.

Vous trouverez plus d’informations sur l’importance de la fiche de données de sécurité ici.

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Tous les produits chimiques nécessitent-ils une fiche de données de sécurité ?

Le règlement REACH définit clairement les produits pour lesquels une fiche de données de sécurité est obligatoire et les cas dans lesquels une fiche de données de sécurité doit être fournie sur demande.

Bien entendu, si certaines conditions bien définies sont remplies, la fiche de données de sécurité n’a pas à être établie ni fournie aux clients.

Les exigences relatives aux règles de fourniture de la fiche de données de sécurité peuvent être consultées ici.

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Dois-je toujours disposer d’une fiche de données de sécurité dans la langue du pays cible, ou puis-je utiliser la fiche de données de sécurité dans une langue étrangère (par exemple l’anglais) fournie par le fournisseur ?

Les activités impliquant des substances ou des mélanges dangereux dans les pays de l’UE nécessitent une fiche de données de sécurité dans la langue du pays cible, sauf si l’État membre en décide autrement.

Dans le cas de produits qui ne nécessitent pas l’établissement ni la fourniture d’une fiche de données de sécurité, mais pour lesquels le fournisseur en fournit une en anglais (ou dans une autre langue étrangère), celle-ci peut être utilisée comme source d’information pour prendre des mesures de sécurité.

Si vous achetez des produits chimiques pour votre propre usage industriel (également en tant qu’utilisateur en aval), vous devez disposer de la fiche de données de sécurité dans la langue cible, mais il n’est pas nécessaire de modifier la langue de l’étiquette (le produit n’est pas mis sur le marché et les informations fournies aux travailleurs sont fondées sur la FDS).

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Comment vérifier si la fiche de données de sécurité fournie par le fournisseur est correcte ?

En tant que distributeur-revendeur, il ne vous incombe pas de vérifier le contenu détaillé des fiches de données de sécurité reçues. Toutefois, vous devriez au moins vérifier la forme de la fiche de données de sécurité fournie. En ce qui concerne l’étiquetage du produit, vous devriez vérifier les points suivants :

  • le contenu de l’étiquette du produit est conforme à la fiche de données de sécurité ;
  • l’étiquette a été préparée conformément au règlement CLP en vigueur.

Si vous êtes un distributeur tenu à la déclaration (par exemple si votre entreprise est le premier distributeur dans le pays cible), vous êtes également responsable du contenu de la fiche de données de sécurité. Dans ce cas, vous devez disposer d’une fiche de données de sécurité dans la langue cible et vous devez également effectuer la déclaration.

En tant qu’importateur, vous avez les mêmes responsabilités que celles indiquées ci-dessus concernant la fiche de données de sécurité et l’étiquetage (il existe d’autres obligations supplémentaires).

En tant qu’utilisateur en aval, vous devez également vérifier les documents, car les informations qu’ils contiennent sont nécessaires pour mettre en place des conditions de travail sûres. En tant qu’utilisateur en aval qui prépare des mélanges, vous devez établir la FDS de vos propres produits sur la base des fiches de données de sécurité des matières premières.

Lors de l’achat d’un produit, essayez de choisir un fournisseur fiable, capable de garantir que les informations contenues dans la fiche de données de sécurité d’origine sont exactes et conformes à la réglementation.

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Quelle est la durée de validité d’une fiche de données de sécurité et à quelle fréquence doit-elle être mise à jour ?

Les fiches de données de sécurité n’ont pas de « validité » ni de « date d’expiration ».

La période de validité d’une fiche de données de sécurité n’est pas basée sur la date d’émission ou la date de révision. La validité (conformité) d’une fiche de données de sécurité dépend du fait qu’elle soit conforme ou non à la réglementation en vigueur.

La révision et la mise à jour des fiches de données de sécurité peuvent être nécessaires lorsque de nouvelles informations sont disponibles sur le produit ou lorsqu’il y a des changements dans les exigences de contenu/forme fixées par les règlements.

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Qui peut créer une fiche de données de sécurité ?

Pour l’établissement ou la « traduction » d’une fiche de données de sécurité, aucune qualification spéciale n’est légalement requise.

Toute « personne compétente » peut créer une fiche de données de sécurité, à condition d’assumer également la responsabilité des conséquences non négligeables liées à sa conformité.

La fiche de données de sécurité est le premier « support d’information » des produits chimiques dans la chaîne d’approvisionnement. Vous trouverez plus d’informations sur l’importance « fonctionnelle » de la fiche de données de sécurité ici.

Nous tenons à souligner que l’étiquette, qui contient des informations destinées aux consommateurs sur les dangers, l’utilisation appropriée et les instructions de base sur l’élimination, ne peut être préparée que sur la base d’une fiche de données de sécurité correcte.

La traduction d’une fiche de données de sécurité est également le résultat d’un processus complexe et professionnel, et elle n’est pas toujours effectuée correctement, même avec un logiciel spécialisé de création de fiches de données de sécurité.

Cliquez ici pour obtenir un exemple de fiche de données de sécurité préparée conformément aux exigences de forme et de contenu en vigueur.

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Est-il suffisant de télécharger la fiche de données de sécurité sur Internet ?

Récemment, il est devenu une pratique « courante » que des entreprises « publient » les fiches de données de sécurité sur leur site web, les rendant ainsi accessibles à tous. Cependant, cette pratique n’est pas appropriée pour plusieurs raisons.

Une entreprise ne peut se conformer pleinement à l’obligation de transmettre une fiche de données de sécurité telle que définie dans la législation pertinente que si elle transmet « activement » la fiche de données de sécurité et peut fournir une preuve de ce transfert à l’avenir.

Le fait de pouvoir la télécharger depuis le site web ne constitue pas une « remise » de la fiche de données de sécurité.

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Dans notre entreprise, l’anglais est indispensable, donc les fiches de données de sécurité ne sont pas traduites dans la langue nationale du pays, car tout le monde peut les lire. Est-ce conforme à la réglementation ?

La fiche de données de sécurité doit être fournie dans la langue du pays cible. Même si vos collègues peuvent la lire en anglais, en cas d’accident ou d’autres situations dangereuses, il n’est pas certain que la personne impliquée dans l’assistance maîtrise cette langue.

Cette situation a été prise en compte par les législateurs lorsqu’ils ont établi des règles claires sur la langue dans laquelle la fiche de données de sécurité doit être mise à la disposition de l’utilisateur de la substance/du mélange.

Même pour votre propre usage industriel, il est nécessaire de préparer une fiche de données de sécurité dans la langue cible et de la mettre à la disposition des travailleurs sur le lieu de travail (une fiche de données de sécurité « cachée » dans un bureau n’est pas appropriée). En cas d’utilisation industrielle, il n’est toutefois pas nécessaire de réétiqueter le produit dans la langue cible si la langue d’origine figure clairement sur l’emballage.

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Comment déterminer quels produits distribués sont soumis à une notification PCN et lesquels ne le sont pas ?

  • Tout d’abord, vous devez définir votre rôle dans la chaîne d’approvisionnement. Le distributeur et l’importateur responsables de la première mise sur le marché ont, par défaut, une obligation de déclaration. En tant que distributeur-revendeur, l’entreprise n’a une obligation de notification PCN que si le fournisseur tenu de déclarer ne l’a pas fait. Il s’ensuit également qu’en tant que revendeur, vous devez vous assurer que le produit dispose d’une notification PCN dans l’État membre où il est vendu.
  • Si le produit est classé en fonction de ses effets sur la santé ou de ses dangers physiques (autrement dit, s’il est dangereux) conformément au règlement CLP, le mélange doit être déclaré.
  • Déterminez quand vos obligations de déclaration peuvent survenir.
  • Distinguez les produits en fonction de leur usage : privé, professionnel ou industriel. À partir du 1er janvier 2021, les mélanges destinés à un usage privé et professionnel doivent être déclarés. À partir du 1er janvier 2024 : produits à usage industriel. À partir du 1er janvier 2025 : fin de la période transitoire pour les mélanges déjà sur le marché.
  • Examinez les catégories spéciales de produits exemptées de la déclaration et/ou du règlement CLP.

Veuillez trouver plus d’informations sur l’obligation de déclaration ici

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De quel type de données ai-je besoin pour la notification PCN ?

Vous avez besoin des informations suivantes pour la déclaration :

  • Nom et coordonnées de la personne de contact (qui sera capable de répondre à toute demande des autorités dans un court délai)
  • Nom commercial du produit
  • Code UFI
  • Type d’usage (industriel, professionnel ou privé)
  • Type de déclaration (pour la première déclaration du produit, choisissez « soumission initiale »)
  • Type de produit, conformément à la catégorie EuPCS
  • Pays de la déclaration (où le produit est mis sur le marché et utilisé)
  • Langue de la déclaration
  • Emballage du produit (matériau d’emballage, taille de l’emballage)
  • Composition exacte du mélange dangereux et concentration des composants dans le mélange (de préférence, la somme des composants doit atteindre 100 %). En général, il ne suffit pas de reprendre uniquement les composants indiqués dans la fiche de données de sécurité !
  • Classification CLP de tous les composants
  • Classification CLP du mélange + mentions de danger pertinentes
  • Éléments d’étiquetage du mélange
  • Fiche de données de sécurité du mélange (téléversement obligatoire uniquement dans certains cas)
  • Données toxicologiques pour le mélange (sur la base de la rubrique 11 de la FDS)
  • Valeur du pH du mélange (si non pertinent, expliquez pourquoi)
  • Couleur, état physique du mélange (sur la base de la rubrique 9 de la FDS)

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J’ai déjà créé les codes UFI pour mes produits à l’aide du générateur UFI en ligne et ceux-ci sont également imprimés sur les étiquettes des produits. Cela signifie-t-il que j’ai rempli mes obligations de notification PCN ?

L’existence du code UFI à elle seule ne suffit pas ; des codes UFI « vides » sans notification PCN ne peuvent pas figurer sur l’étiquette. Par conséquent, une fois le code UFI généré, la notification PCN doit être effectuée, et ce n’est qu’ensuite que le code UFI doit être apposé sur l’étiquette.

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À la demande de nos clients, nous avons effectué une notification PCN pour un produit qui n’est pas classé comme dangereux. Le code UFI généré doit-il figurer sur l’étiquette ?

Si vous choisissez d’effectuer une notification PCN volontaire pour votre produit non dangereux, il n’est pas obligatoire (seulement facultatif) d’indiquer le code UFI sur l’étiquette.

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Nous importons de Chine des mélanges classés comme dangereux pour la santé selon le règlement CLP en tant que matières premières, que nous utilisons dans la fabrication de nos propres produits, eux aussi classés comme dangereux selon le règlement CLP. Nous avons déjà soumis les notifications PCN aux organismes désignés dans les pays où nos produits sont commercialisés. Avons-nous d’autres obligations de déclaration ?

Oui, vous avez des obligations de déclaration supplémentaires. En tant qu’importateur, vous devez également soumettre une notification PCN pour le mélange dangereux importé dans le pays où vous fabriquez votre propre produit, car l’importation est également considérée comme une forme de « mise sur le marché » au sens de la réglementation applicable.

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Questions relatives à nos services

 

Je voudrais commander l’établissement d’une fiche de données de sécurité, mais je ne sais pas quel type de devis demander. Comment choisir parmi les services ?

La première étape consiste à vérifier le type de document(s) dont vous disposez.

Si vous avez reçu une fiche de données de sécurité dans une langue étrangère, vous avez besoin d’une traduction avec adaptation.

Si vous disposez d’une fiche de données de sécurité dans la langue cible, mais que vous n’êtes pas sûr qu’elle soit conforme aux réglementations en vigueur, vous pouvez demander la révision de la fiche de données de sécurité.

Si vous avez un nouveau produit chimique ou si vous n’avez pas reçu de fiche de données de sécurité du vendeur, vous devez commander l’établissement d’une fiche de données de sécurité. Dans ce cas, vous devez fournir les données et les informations indiquées dans la description du service.

Bien entendu, notre service clients vous aidera également à trouver le service adéquat.

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Que signifie l’établissement d’une fiche de données de sécurité et quels types de documents sont nécessaires ?

L’établissement d’une fiche de données de sécurité est un processus complexe en plusieurs étapes au cours duquel nous préparons une fiche de données de sécurité sur la base des données disponibles et conformément aux exigences pertinentes. Ce service est principalement utilisé par les fabricants (ou les utilisateurs en aval qui préparent des mélanges) et par les distributeurs qui mettent le produit sur le marché en premier, si la fiche de données de sécurité n’est pas disponible dans la langue cible.

Pour l’établissement, nous avons besoin du nom commercial du produit, d’une description précise de sa composition et d’autres informations connues sur le produit et ses composants. La liste complète des documents requis sera précisée au moment de la commande.

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Que signifie la traduction avec adaptation ?

Si le fournisseur ne peut fournir une fiche de données de sécurité que dans une langue étrangère, il faut la traduire. Lors de la traduction de la fiche de données de sécurité, il est important d’éviter les traductions mot à mot, car de nombreuses informations transférées dans la fiche de données de sécurité de la langue cible ne seraient pertinentes que dans le pays du document original et, bien entendu, ne seraient pas conformes à la législation du pays cible. En outre, certaines parties du contenu et du format de la fiche de données de sécurité sont juridiquement contraignantes et doivent être utilisées conformément à la réglementation (par exemple, le nom des rubriques, les mentions de danger et les conseils de prudence, etc.).

La traduction avec adaptation signifie que la fiche de données de sécurité n’est pas seulement traduite, mais que nous veillons également à ce que la terminologie appropriée soit utilisée et que les parties pertinentes soient adaptées (localisées) conformément à la législation en vigueur dans le pays cible et dans l’UE.

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Qu’est-ce qu’une révision de fiche de données de sécurité ?

Il peut être nécessaire de réviser la fiche de données de sécurité dans de nombreux cas.

Le cas le plus important est celui des modifications des exigences de contenu et de forme établies par la réglementation.

Une autre raison fréquente est qu’une nouvelle fiche de données de sécurité est disponible dans une langue étrangère et que des changements nécessitent la mise à jour de la version traduite de la fiche.

En outre, il peut y avoir des changements significatifs dans la composition du produit ou de nouvelles informations disponibles concernant les dangers du produit, qui affectent la classification et les mesures de gestion des risques associées.

Dans le cadre du service de révision des fiches de données de sécurité, nous fournissons à nos clients une FDS conforme à l’ensemble de la législation pertinente en vigueur au moment de sa création.

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Que signifie la création d’un projet d’étiquette et quels types de documents sont nécessaires ?

Si vous distribuez une substance ou un mélange dangereux, il est nécessaire que le produit soit étiqueté conformément à la législation en vigueur. Sur la base de la fiche de données de sécurité fournie, nous déterminons les éléments d’étiquetage obligatoires requis pour le produit du point de vue de la sécurité chimique et nous les fournissons dans un format Word modifiable.

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Quels types de services prioritaires sont disponibles ?

Si vous avez un besoin urgent d’une fiche de données de sécurité, pour quelque raison que ce soit, nous vous proposons deux types de services prioritaires.

Avec le Service Rapide, nous préparons les fiches de données de sécurité commandées dans un délai de 3 jours ouvrables. Ce service est disponible pour la commande d’un maximum de 3 fiches de données.

Avec le Service Express (1 jour ouvrable), nous préparons la fiche de données de sécurité commandée au plus tard à la fin du jour ouvrable suivant. Ce service est disponible pour la commande d’une seule fiche de données.

Lorsque vous demandez un service prioritaire, veuillez toujours tenir compte des week-ends et des jours fériés, qui peuvent retarder la date de livraison. Pour plus d’informations sur les prix applicables, veuillez vous reporter au formulaire de commande.

En cas de capacité saturée, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de fournir un Service Rapide ou Express. Dans ce cas, nous vous en informerons avant d’envoyer la confirmation.

Veuillez contacter notre service clients par téléphone pour un traitement plus rapide.

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Questions relatives au processus de commande et de livraison

 

Comment demander un devis ?

Nous vous proposons de demander un devis pour la création d’une fiche de données de sécurité en remplissant le formulaire en ligne sur notre site web.

Pour demander un devis directement par e-mail, veuillez utiliser l’adresse figurant dans le menu service clients. Les demandes de devis sont traitées et reçoivent une réponse dans les 24 heures. En cas d’extrême urgence (commande d’un Service Rapide ou Express), nous vous recommandons de contacter notre service clients par téléphone.

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Lors d’une demande de devis, quel type d’informations dois-je fournir par e-mail ?

Veuillez décrire précisément le type de service dont vous avez besoin et le nombre de produits pour lesquels vous souhaitez utiliser ce service. Si vous avez besoin d’une traduction ou d’une révision d’une fiche de données de sécurité périmée, et si la documentation à traduire/réviser est déjà disponible, veuillez joindre le(s) document(s) à la demande de devis afin d’accélérer le processus.

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Existe-t-il une remise pour la commande de plusieurs fiches de données ?

Nous offrons une remise quantitative importante pour la commande de plusieurs fiches de données en même temps. Le taux de remise sera indiqué dans le devis.

La remise de quantité n’est valable que pour les traductions commandées dans la même langue cible.

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Dans quel format envoyer le document source ?

Pour le processus de travail, nous préférons utiliser des fichiers Word ou des fichiers PDF non sécurisés.

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À quoi ressemblera la fiche de données de sécurité finale ?

Nous livrons nos fiches de données de sécurité à nos clients avec une présentation uniforme.

Si la politique de votre entreprise exige une présentation / mise en page différente, nous pouvons préparer et livrer la fiche de données de sécurité conformément à votre demande, après consultation préalable.

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Est-il possible d’inclure le logo de ma propre entreprise dans la fiche de données de sécurité ?

Bien entendu, vous pouvez demander la fiche de données de sécurité avec le logo de votre entreprise, mais n’oubliez pas de remplir les parties correspondantes du formulaire de commande et d’envoyer le logo au format JPEG et à la résolution appropriée.

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Quelle est la durée de validité du devis ?

Chaque devis de MSDS-Europe contient une date de validité.

Après cette date, notre entreprise envoie un devis actualisé avec un nouveau numéro de référence, généralement avec le même prix, mais une date de livraison différente.

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Que faire si je veux commander un service de fiches de données de sécurité ?

Nous vous envoyons le formulaire de commande en pièce jointe au devis. Vous devez renvoyer le formulaire de commande rempli et signé, ainsi que les documents et les informations indiqués dans le devis.

Nous acceptons également votre propre formulaire de commande standardisé par votre entreprise, mais dans ce cas, nous vous demandons d’y inclure toutes les informations figurant dans notre formulaire de commande, car nous en aurons besoin pour établir la fiche de données de sécurité.

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Comment savoir si les documents sources joints au formulaire de commande sont appropriés ?

Avant de confirmer la commande, nous vérifions toujours les documents reçus. Dans 90 % des cas, nous pouvons déjà voir à ce stade s’il y a un problème avec la documentation de base ; nous pouvons donc indiquer que nous avons besoin d’informations supplémentaires avant de confirmer la commande.

Dans de rares cas, ce n’est qu’après confirmation, pendant le travail préparatoire des experts, qu’il apparaît qu’un document n’est pas correct. Dans ce cas, selon l’ampleur du problème, la personne de contact ou l’expert contacte directement le client et essaie de clarifier les questions soulevées. Dans ce cas, le délai de livraison peut être prolongé par rapport à celui indiqué dans la confirmation.

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Dois-je remplir un nouveau formulaire de commande pour chaque commande ?

Le formulaire de commande rempli précédemment ne peut pas être utilisé pour de nouvelles commandes, car il contient des questions spécifiquement liées au(x) produit(s) concerné(s) (par exemple : nom commercial, usage, etc.).

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Combien de fiches de données de sécurité puis-je commander à la fois ?

Il n’y a pas de limite supérieure à la quantité commandée en une fois. Nos prix sont basés sur la quantité ; nous pouvons vous accorder une remise en fonction du nombre de fiches de données.

Pour de plus grandes quantités, vous pouvez commander à un meilleur prix, ou nous vous recommandons d’adhérer au Programme de Support Client de MSDS-Europe.

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Combien de temps prendra ma commande ?

Notre délai de livraison normal est de 8 à 10 jours ouvrables à compter du jour de la commande, mais vous pouvez également choisir le Service Rapide ou Express dans le formulaire de commande.

Le document envoyé avec la confirmation contient le délai de livraison.

Nous livrons la commande le jour indiqué dans la confirmation, au plus tard à la fin du jour ouvrable.

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Recevrai-je toujours ma commande le jour indiqué dans la confirmation ?

Non. Nous livrons la commande après réception du paiement de la facture pro forma. Vous serez informé le jour de l’exécution de la commande et, le cas échéant, invité à vérifier que le virement a bien été effectué.

Nos clients contractuels ont la possibilité de payer sur facture finale. Veuillez contacter notre service clients pour obtenir des informations sur nos dispositions contractuelles.

Veuillez indiquer le numéro de référence de la commande afin de faciliter l’identification lors du virement.

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Existe-t-il une garantie pour la fiche de données de sécurité fournie ?

Notre entreprise offre une garantie professionnelle et financière complète pour les fiches de données de sécurité que nous préparons. Notre garantie financière couvre tous les dommages directs et indirects. Notre service clients répond à tout commentaire dans les 24 heures.

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Dois-je payer à l’avance ?

Oui, mais pas dans tous les cas.

La politique de notre entreprise privilégie le paiement sur facture pro forma. La date limite de paiement de la facture pro forma envoyée avec la confirmation est la date de livraison de la commande.

Nos clients contractuels peuvent payer sur facture finale.

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Si j’ai payé sur facture pro forma, recevrai-je quand même une facture finale ?

Dans tous les cas, nous vous enverrons une copie de la facture finale à des fins de TVA par voie électronique après le paiement sur facture pro forma et après la prestation du service.

Si vous souhaitez recevoir la facture par voie postale, veuillez nous en informer explicitement.

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Posez-la à l’expert

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