Langue de la fiche de données de sécurité dans l’UE

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Langue de la fiche de données de sécurité dans l’UE – dans quelle langue la FDS est-elle obligatoire ?

La fiche de données de sécurité (FDS/SDS) est le document clé qui contient les informations relatives aux substances et mélanges chimiques : entre autres, les utilisateurs y trouvent les dangers ainsi que les exigences en matière de manipulation, de stockage et de transport. Dans l’Union européenne, la langue du document est définie par une législation stricte, principalement l’article 31 du règlement REACH et son annexe II.

Ci-après, nous résumons dans quelle langue la FDS doit être fournie sur les différents marchés, ce qu’il en est des codes de danger et des scénarios d’exposition, et quelles règles spécifiques s’appliquent à l’exportation hors UE.

 

Contexte réglementaire – REACH, CLP, PIC

 

Principe de base de l’article 31 de REACH

Selon l’article 31, paragraphe 5, du règlement REACH, la fiche de données de sécurité doit être mise à disposition dans la ou les langue(s) officielle(s) de l’État membre dans lequel la substance ou le mélange est mis sur le marché, à moins que l’État membre concerné n’en dispose autrement.

La même règle s’applique au format de la fiche de données de sécurité : la structure en 16 sections est définie à l’annexe II de REACH et doit être appliquée de manière uniforme dans toute l’UE.

 

CLP – cohérence entre l’étiquette et la FDS

Le règlement CLP (CE) n° 1272/2008 fixe les exigences relatives à l’étiquetage et à l’emballage. La ou les langue(s) utilisée(s) sur l’étiquette doit/doivent généralement correspondre à la langue de la fiche de données de sécurité : l’étiquette doit être rédigée dans la langue officielle de l’État membre concerné, sauf si ce pays établit une règle différente.

Comme l’étiquette et la FDS se rapportent au même produit, la langue, la classification et les mentions de danger des deux documents doivent toujours être cohérentes.

 

Règlement PIC – exportation hors UE

Pour les exportations hors de l’UE, le règlement PIC (UE) n° 649/2012 prévoit que les informations figurant sur l’étiquette et dans la fiche de données de sécurité accompagnant les substances chimiques dangereuses exportées doivent être fournies, lorsque cela est possible, dans les langues officielles ou principales du pays de destination.

En pratique, cela signifie que les partenaires situés hors UE exigent généralement au minimum une FDS en anglais et, dans de nombreux cas, également une FDS dans la langue locale.

 

Langue de la fiche de données de sécurité dans les États membres de l’EEE

 

Règle de base : langue de l’État membre destinataire

La fiche de données de sécurité doit toujours être fournie dans la ou les langue(s) de l’État membre dans lequel le produit est mis sur le marché, indépendamment du pays d’origine du fabricant ou du distributeur.

Points importants à noter :

  • Le fait qu’un fabricant bénéficie d’une exemption dans un État membre ne confère pas automatiquement d’exemption dans les autres États membres.
  • Un État membre peut également imposer des exigences plus strictes (par exemple, exiger uniquement la langue nationale ou imposer plusieurs langues officielles).

L’ECHA publie un tableau récapitulatif indiquant dans quelles langues chaque pays de l’EEE exige l’étiquette et la FDS ; pour plusieurs pays, ce tableau précise également dans quels cas l’annexe de la FDS (par exemple le scénario d’exposition) peut, sous certaines conditions, être acceptée en anglais.

 

Plusieurs langues officielles dans un même pays

Certains pays comptent plusieurs langues officielles (par exemple la Belgique, la Finlande, le Luxembourg). Dans de tels cas, les règles nationales déterminent :

  • dans quelles langues il est obligatoire de fournir la FDS et l’étiquette,
  • et s’il est acceptable que certains annexes de la FDS (par exemple le scénario d’exposition) restent en anglais.

La Suisse (bien qu’elle ne soit pas membre de l’UE, elle constitue souvent un marché pertinent au niveau de l’EEE) exige, par exemple, que l’étiquetage soit réalisé dans au moins deux langues officielles.

 

Accord linguistique avec le client

Certains pays permettent, dans le cas des utilisateurs professionnels, que les parties conviennent par écrit de l’utilisation d’une autre langue (par exemple l’anglais). Même dans ce cas, le principe de base reste que le destinataire doit comprendre pleinement les informations contenues dans la FDS.

 

Langue du scénario d’exposition annexé

Dans le cas d’une fiche de données de sécurité étendue (eSDS), des scénarios d’exposition (SE) sont joints en annexe à la FDS. Selon le guide de l’ECHA, le SE est une partie intégrante de la fiche de données de sécurité et est donc soumis aux mêmes exigences de traduction que la FDS elle-même.

Cela signifie que :

  • lorsqu’un État membre exige que la fiche de données de sécurité soit fournie dans sa propre langue officielle, le scénario d’exposition doit également être disponible dans cette langue ;
  • certains pays peuvent autoriser le SE à rester en anglais, mais il s’agit d’une décision nationale, et non d’une règle générale.

 

Ce que l’on traduit – et ce que l’on ne traduit pas : codes, abréviations, phrases H

 

Classes de danger et codes de catégorie

Dans la section 2 de la fiche de données de sécurité, la classification des dangers peut être présentée de plusieurs façons :

  • en toutes lettres, avec la classe et la catégorie de danger et le texte des phrases de danger (H),
  • ou sous forme de codes, par exemple « Flam. Liq. 1, H224 ».

Règles importantes :

  • Les codes tels que Flam. Liq. 1, Eye Irrit. 2, etc. ne doivent pas être traduits, car il s’agit de codes harmonisés, indépendants de la langue, définis à l’annexe VI du CLP.
  • Si la FDS fournit uniquement les codes, une explication complète en texte de ces codes doit être donnée à la section 16, dans la langue de la fiche de données de sécurité.
  • Si la classification des dangers est déjà indiquée en toutes lettres à la section 2 (par exemple « Liquide inflammable, catégorie 1 »), avec le texte intégral des phrases H, une explication séparée des codes à la section 16 n’est pas obligatoire.

 

Traduction des phrases H et P

Le libellé standard des phrases H et des phrases P est défini par la législation de l’UE et existe dans toutes les langues officielles de l’Union. Dans la FDS, ces phrases doivent être utilisées dans la langue de l’État membre concerné, conformément à la traduction officielle.

 

Langue de la FDS en cas d’exportation (hors UE)

Pour les exportations hors de l’UE, la FDS est soumise à la fois aux exigences de l’UE et aux règles spécifiques du pays de destination :

  • conformément au règlement PIC, les informations figurant sur l’étiquette et sur la FDS doivent être fournies, dans la mesure du possible, dans la ou les langue(s) officielle(s) ou principale(s) du pays de destination ;
  • de nombreux pays – en particulier en dehors de l’Europe – disposent de leurs propres systèmes d’exigences basés sur le SGH, de sorte que la FDS doit souvent être préparée dans un format entièrement nouveau, adapté à la législation locale.

Dans ce type de situations, au lieu d’une simple traduction linguistique, il est nécessaire de procéder à une élaboration et une restructuration complètes de la FDS.

 

Conseils pratiques pour les fabricants, importateurs et distributeurs

 

Vérifier les exigences du pays de destination

  • Consultez le tableau des langues de l’ECHA relatif aux langues requises pour les étiquettes et les FDS.
  • Consultez les informations publiées par l’autorité nationale compétente (par exemple, l’inspection du travail ou l’autorité nationale chargée des produits chimiques).

 

Ne vous contentez pas d’une traduction littérale

Une FDS dont la formulation est fidèle à l’original mais techniquement erronée ou obsolète représente un risque important : classification incorrecte, exigences nationales manquantes, sanctions ou objections des autorités. Ce risque est souligné à la fois par REACH et par les législations nationales.

Il est donc recommandé de faire appel à un prestataire de services qui :

  • connaît les exigences de REACH/CLP et les dispositions nationales du pays de destination,
  • le cas échéant, ne se contente pas de traduire la FDS mais la réédite et l’adapte,
  • tient compte des modifications réglementaires les plus récentes.

 

Cycle de vie de la fiche de données de sécurité – tâches typiques

Les tâches suivantes sont les plus fréquemment rencontrées en lien avec les fiches de données de sécurité :

  • Élaboration d’une FDS pour les nouveaux produits, ou en cas d’importation lorsqu’aucun document de départ approprié n’est disponible.
  • Traduction de la fiche de données de sécurité et adaptation réglementaire à la/aux langue(s) officielle(s) du pays de destination (en tenant compte des éventuelles divergences réglementaires qui peuvent également influer sur les exigences de contenu de la FDS).
  • Révision et mise à jour de la FDS lorsque la classification, la formulation ou le cadre réglementaire évolue.
  • Élaboration de maquettes d’étiquettes CLP, afin de garantir que l’étiquette soit cohérente avec la FDS, tant sur le plan linguistique que sur le plan du contenu.
  • Notification PCN (Poison Centre Notification) pour les mélanges dangereux, étroitement liée aux données figurant dans la FDS et aux identifiants du mélange (par exemple l’UFI).

Toutes les tâches ci-dessus sont directement liées à la langue et au contenu de la fiche de données de sécurité – il est donc judicieux de les gérer de manière unifiée et coordonnée, « sous un même toit ».

 

Comment MSDS-Europe peut-elle vous aider ?

La équipe d’experts qui se cache derrière MSDS-Europe couvre l’ensemble du cycle de vie de la FDS :

 

Questions rapides et réponses

Dans quelle langue la fiche de données de sécurité doit-elle être fournie dans l’UE ?
La fiche de données de sécurité doit être fournie au minimum dans la langue officielle de l’État membre dans lequel la substance ou le mélange est mis sur le marché, sauf si cet État membre prévoit des règles différentes (par exemple l’exigence de plusieurs langues ou l’acceptation de l’anglais).

Une FDS uniquement en anglais est-elle acceptable dans l’EEE ?
Cela n’est possible que si la législation ou la pratique administrative de l’État membre concerné l’autorise explicitement, ou si un accord linguistique clair a été conclu avec les utilisateurs professionnels. Dans le cas contraire, une FDS dans la langue nationale est obligatoire.

Le scénario d’exposition doit-il également être traduit ?
Oui. Le scénario d’exposition fait partie intégrante de la FDS et doit donc, par principe, être disponible dans la même langue que la fiche de données de sécurité – sauf si l’État membre concerné autorise, sous certaines conditions, un annexe en anglais.

Faut-il traduire des codes tels que Flam. Liq. 1 ou Eye Irrit. 2 ?
Non. Il s’agit de codes indépendants de la langue, basés sur des abréviations anglaises et définis à l’annexe VI du CLP, qui doivent être utilisés sans modification dans toutes les langues. Leur signification complète doit être expliquée dans la FDS – en général à la section 16 – dans la langue du document.

Dans quelle langue la FDS doit-elle être établie en cas d’exportation hors UE ?
En plus des exigences de l’UE, le règlement PIC prévoit que les informations figurant sur l’étiquette et dans la FDS doivent être fournies, dans la mesure où cela est pratiquement réalisable, dans la ou les langue(s) officielle(s) ou principale(s) du pays de destination. En pratique, cela se traduit généralement par une FDS en anglais et une FDS dans la langue locale.

Peut-on confier la traduction de la FDS à une agence de traduction généraliste ?
Ce n’est pas recommandé. La fiche de données de sécurité n’est pas un simple document linguistique, mais un document technique et juridique spécialisé, dont les erreurs peuvent avoir des conséquences directes sur le plan juridique et en matière de sécurité. Lors de la traduction, il est également nécessaire de procéder à une adaptation réglementaire conforme à la législation locale – une tâche qui ne peut être assumée de manière responsable que par des experts disposant de solides connaissances en REACH/CLP.

 

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