Este securitatea chimică noul instrument de PR?
MSDS-Europe – Busola spre securitatea chimică – Este securitatea chimică noul instrument de PR?
Fiecare companie are domenii în care obligațiile legale existente pot fi transformate cu ușurință în oportunități de afaceri. Securitatea chimică este unul dintre aceste domenii – avem nevoie doar de mentalitatea potrivită pentru a-i recunoaște potențialul de comunicare și pentru a-l folosi ca PR în securitatea chimică.
Pe fondul creșterii gradului de conștientizare a consumatorilor privind sănătatea și mediul și al poverilor tot mai mari ale partenerilor noștri de afaceri legate de securitatea chimică, trebuie să ne prezentăm pe piață ca un partener de încredere, care respectă legea. Și da, acesta este deja universul relațiilor publice…
Pe cine trebuie – și dorim – să mulțumim?
Efectul distructiv al „presiunii conformității” este evident și în securitatea chimică, mai ales atunci când nu putem defini clar pentru noi înșine cui și față de ce trebuie sau dorim să ne conformăm.
Să începem cu abordarea cea mai evidentă, care se concentrează pe așteptările autorităților. O putem numi atitudinea „Fără amendă, fără problemă”. Într-adevăr, compania nu va avea probleme (o vreme) atâta timp cât interacționează doar cu acel inspector ale cărui așteptări au stat la baza sistemului său de securitate chimică. Este ușor de înțeles de ce această cale este greșită.
O abordare mult mai avansată – întrucât arată deja o anumită înțelegere a obligației de comunicare REACH – este conceptul de a răspunde așteptărilor clienților noștri. În practică, aceasta înseamnă, de obicei, că ceea ce partenerul nu menționează „este în regulă”, iar ceea ce solicită încercăm cumva să „gestionăm” sau pur și simplu să deviem. Să nu uităm că cererea urmărește probabil rezolvarea unei probleme reale și că ei au nevoie de datele/informațiile necesare de la noi, ca furnizor, pentru a-și îndeplini propriile obligații de securitate chimică. În același timp, partenerii noștri de afaceri nu sunt adesea experți în securitate chimică și, de multe ori – pe baza unor informații incomplete – ne consumă inutil resursele valoroase cu solicitări irelevante.
Ei nu înțeleg, noi nu înțelegem. Dar măcar am vorbit mult despre asta…
Să nu ne facem iluzii: în pofida tuturor eforturilor, acest tip de comunicare nu ne va crește valoarea brandului în ochii clientului. Partenerul va simți că suntem, la rândul nostru, neinițiați în securitatea chimică și că nu putem ajuta eficient când apare o problemă. Bilanțul acestei abordări va fi multă energie cheltuită și un rezultat de comunicare negativ.
Soluția dilemei este simplă. Trebuie să respectăm legislația. Legislația actuală. Dacă atingem și menținem continuu acest lucru, nu e greu de văzut că vom răspunde simultan atât așteptărilor autorităților, cât și celor ale clienților noștri. Conformitatea legală înseamnă și că înțelegem măcar în linii mari cerințele impuse companiei noastre – și, bineînțeles, cumpărătorilor noștri. Oferim proactiv documentele și informațiile necesare, de preferat chiar înainte ca partenerii să le ceară. Ulterior, această abordare va deveni baza avantajului nostru competitiv și o pârghie pentru PR în securitatea chimică.
Obligația de comunicare în lanțul de aprovizionare – o oportunitate nerecunoscută
Cei vizați de securitatea chimică au auzit, cel mai probabil, despre Regulamentul REACH sau cel puțin despre una dintre prevederile sale. Nu vom intra acum în natura și sistemul cerințelor din regulament. Pentru abordarea noastră orientată spre PR, este suficient să știm că a fost prima reglementare care a creat obligația de furnizare a informațiilor și raportul de răspundere în cadrul lanțului de aprovizionare – pe care le vom transforma acum în avantajul nostru.
Dacă acordăm o atenție minimă acestei obligații de informare și avem o pregătire profesională adecvată, acest lucru va comunica indirect fiabilitatea companiei noastre.
Totuși, trebuie să înțelegem termenul „comunicare” într-un sens mai larg decât cel de mai sus. Comunicarea noastră include, de asemenea, fișa cu date de securitate și etichetarea produselor. Cu alte cuvinte, tot ceea ce este „vizibil din exterior” în legătură cu sarcinile de securitate chimică ale companiei noastre.
Vom reveni la acest fir logic când vom prezenta oportunitățile noastre de comunicare externă – odată ce avem suficientă încredere în domeniul securității chimice.
Dacă nu credem noi, nu va crede nimeni
În mod ideal, compania noastră îndeplinește (măcar la un nivel de bază – cu siguranță, altfel nu ar putea opera cu produse chimice) cerințele securității chimice. Atunci de ce nu comunică acest lucru mediului înconjurător? Răspunsul este simplu: pentru că nu are suficientă încredere în sine în acest domeniu pentru a valorifica avantajele de comunicare.
Cauza principală a acestei lipse de încredere este lipsa informațiilor. Fără un control profesional adecvat și fără feedback, nu suntem convinși că suntem la zi cu prevederile legislației în continuă schimbare care guvernează securitatea chimică, sau că documentele pe care le furnizăm partenerilor (de ex., fișa cu date de securitate, eticheta produsului) sunt ireproșabile profesional.
De obicei, documentele și notificările de bază sunt pregătite de companie la începerea activității, dar aceasta nu reușește să se adapteze la mediul juridic care se schimbă rapid. Acest lucru duce rapid la practica de a oferi partenerului „ceva” care cândva era bun – cu speranța că poate încă este. Da, nu e ceva cu care să ne lăudăm…
Pentru a câștiga încrederea necesară, securitatea chimică trebuie integrată în funcționarea companiei la nivel de sistem; trebuie să o considerăm parte a culturii organizaționale.
Mai întâi, trebuie să asigurăm – cu un angajat propriu, cu un furnizor extern sau printr-o combinație a celor două – expertiza necesară și resursele umane operaționale/administrative indispensabile implementării practice. Feedback-ul de specialitate privind conformitatea legală și garanția actualizării continue vor oferi încrederea care poate sta la baza unei comunicări de succes și a unui PR în securitatea chimică credibil.
Consumatorii noștri interni sunt angajații noștri
După ce am creat o securitate chimică actualizată, să ne adresăm celui mai important public al nostru – angajații și subcontractanții, adică „consumatorii” noștri interni. Succesul unei companii depinde întotdeauna de ei; de ce ar fi altfel acum?
Toți angajatorii cunosc caracteristicile actuale ale pieței muncii – și faptul că motivarea angajaților este unul dintre pilonii succesului unei companii. Deși banii nu sunt niciodată suficienți, singuri nu mai sunt de ajuns pentru a menține motivația. Angajații trebuie să se simtă importanți și apreciați. Folosiți ședințele companiei și evenimentele de team-building pentru a le prezenta angajaților eforturile și realizările în securitatea chimică. Faceți-i să înțeleagă că pentru management este importantă crearea unui mediu de lucru sănătos și sigur. Acestea nu mai sunt vorbe goale – să le luăm în serios!
Să avem în vedere și că toți angajații noștri vor participa direct sau indirect la comunicarea cu clienții. Nu broșura corporativă sau sloganurile de pe site vor transmite valorile noastre, ci colegii noștri. Să-i facem pe angajați să se implice în securitatea chimică și să îi înțeleagă importanța. Să fie mândri de compania lor!
Acum, când securitatea chimică face parte din cultura noastră organizațională, se deschide oportunitatea pentru o comunicare externă cu adevărat credibilă.
Comunicarea către consumatorii externi
Asumați un rol activ și arătați partenerilor ce ați realizat!
Consumatorii noștri externi formează un grup destul de divers. Include autoritățile, cumpărătorii noștri (business), consumatorii (retail) și chiar concurenții. Și toți ne privesc! Din fericire.
Pentru a înțelege o comunicare externă de succes, să prezentăm mai întâi câteva exemple negative.
Am menționat deja obligațiile noastre de comunicare stabilite (de asemenea) de Regulamentul REACH.
Rezumatul esenței obligațiilor de comunicare – cele care ne interesează acum – fără detalii: orice nu a făcut furnizorul nostru, va trebui să facem noi. Desigur, nu este întotdeauna așa, dar prin câteva exemple simple vom vedea că gestionarea unor astfel de probleme generate artificial poate consuma multă energie.
Să presupunem că nu primim informații despre conținutul de SVHC de la furnizorul articolelor pe care le comercializăm. Clientul nostru integrează articolul într-un produs finit și, în calitate de asamblator și distribuitor de articol, este, în mod firesc, supus unei obligații similare de a furniza informații privind conținutul de SVHC. Cum va reacționa când primește o solicitare de la propriul client? Da, ne va contacta și ne va cere informații – cu condiția să existe în compania noastră cineva care înțelege și poate gestiona solicitarea.
Ar fi fost mai simplu să trimitem clientului nostru o scrisoare informativă atunci când au fost adăugate noi substanțe pe lista substanțelor candidate și, într-o singură propoziție, să îl informăm că articolul în cauză încă nu conține SVHC. Partenerul nostru ar fi putut răspunde imediat propriului client cu acea informație, scutindu-ne de o solicitare. După o astfel de situație, partenerul ne va considera cu siguranță un furnizor de încredere pe viitor. Simplu, nu?
Putem privi un exemplu și mai general, de pildă privind fișa cu date de securitate.
Câți distribuitori știu că utilizatorii din aval pot fi trași la răspundere, în timpul inspecțiilor la fața locului, pentru conținutul fișei cu date de securitate, chiar dacă reglementările nu îi desemnează în mod principal ca responsabili pentru elaborarea FDS?
În mod evident, clientul (utilizatorul din aval) – căruia i-am generat dificultăți prin furnizarea unei fișe cu date de securitate neadecvate – va alege probabil data viitoare produsul altui distribuitor.
Am putea oferi multe alte exemple în care un transfer de informații inadecvat sau de slabă calitate consumă inutil energie sau provoacă frustrare, deteriorând astfel relațiile de afaceri.
Din exemplele de mai sus reiese clar că nu este neapărat nevoie să creăm noi platforme de comunicare pentru a ne evidenția pregătirea în fața clienților. Calitatea și actualitatea etichetării produselor, ambalajului și fișelor cu date de securitate pe care le furnizăm „comunică” deja de la sine și contribuie la percepția mărcii – bine gestionate, ele devin veritabile instrumente de PR în securitatea chimică.
Și dacă i-am informa pe clienții noștri și atunci când se schimbă legislația…
În cele din urmă, să spunem câteva cuvinte și despre consumatorii noștri retail și despre concurenți.
Am menționat deja conștiința de mediu și de sănătate a consumatorilor. Cei care comercializează produse chimice periculoase au sarcina de a face înțeles, printr-o comunicare adecvată, că prevederile securității chimice sunt menite să garanteze utilizarea în siguranță a acestor produse – și că firma lor respectă aceste prevederi. Produsele chimice sunt accesorii indispensabile ale vieții noastre cotidiene. Nu trebuie să ne fie teamă de ele – trebuie doar să le folosim corect.
Concurenții sunt, poate, grupul-țintă cel mai puțin important; probabil și ei ating doar nivelul minim în securitatea chimică. Dar ce se întâmplă dacă recunosc mai devreme decât noi oportunitățile de PR ascunse în securitatea chimică?
Serviciile noastre recomandate
Materiale profesionale utile
- Informații utile și materiale de referință despre fișele cu date de securitate
- FAQ – Întrebări frecvente și răspunsuri în securitatea chimică