Is chemische veiligheid het nieuwe PR-instrument?
MSDS-Europe – Kompas voor chemische veiligheid – Is chemische veiligheid het nieuwe PR-instrument?
Elk bedrijf heeft gebieden waarop bestaande wettelijke verplichtingen relatief eenvoudig kunnen worden omgezet in zakelijke kansen. Chemische veiligheid is zo’n gebied – we hebben alleen de juiste mindset nodig om het communicatiepotentieel ervan te herkennen.
Door het groeiende gezondheids- en milieubewustzijn van consumenten en de toenemende verplichtingen van onze zakelijke partners op het gebied van chemische veiligheid, moeten we ons bedrijf aan marktpartijen presenteren als een betrouwbare partner die de wet- en regelgeving naleeft. En ja, daarmee bevinden we ons al op het terrein van PR…
Aan wie moeten en willen we voldoen?
De negatieve gevolgen van ‘compliancedruk’ zijn ook duidelijk zichtbaar op het gebied van chemische veiligheid, vooral wanneer we voor onszelf niet helder kunnen definiëren aan wie en waaraan we moeten of willen voldoen.
Laten we beginnen met de meest voor de hand liggende benadering, waarbij de verwachtingen van de autoriteiten centraal staan. We zouden dit de ‘geen boete, geen probleem’-houding kunnen noemen. Het bedrijf zal inderdaad (een tijdje) geen problemen hebben zolang het alleen rekening houdt met de inspecteur op wiens verwachtingen het systeem voor chemische veiligheid is afgestemd. Het is niet moeilijk in te zien waarom dit de verkeerde weg is.
Een veel verder ontwikkelde benadering – omdat hieruit al enig begrip van de REACH-communicatieverplichtingen blijkt – is het voldoen aan de verwachtingen van onze klanten. In de praktijk betekent dit meestal dat alles waarover de partner niets zegt wel in orde zal zijn, terwijl we proberen om datgene waarnaar wel wordt gevraagd op de een of andere manier ‘af te handelen’ of eenvoudigweg af te weren. Houd er rekening mee dat zo’n verzoek waarschijnlijk bedoeld is om een reëel probleem op te lossen en dat onze partner de benodigde gegevens/informatie van ons als leverancier nodig heeft om aan zijn eigen verplichtingen inzake chemische veiligheid te kunnen voldoen. Tegelijkertijd zijn onze zakelijke partners vaak zelf ook geen deskundigen op het gebied van chemische veiligheid en belasten zij onze waardevolle capaciteit regelmatig met irrelevante verzoeken op basis van onvolledige informatie.
Zij begrijpen het niet, wij begrijpen het niet. Maar we hebben er in ieder geval lang over gesproken…
Laten we ons geen illusies maken: ondanks alle inspanningen zal dit soort communicatie onze merkwaarde in de ogen van de klant niet vergroten. Onze partner krijgt het gevoel dat ook wij onvoldoende deskundig zijn op het gebied van chemische veiligheid en niet effectief kunnen helpen wanneer zich een probleem voordoet. Het resultaat van deze aanpak is veel verspilde energie en een negatief communicatie-effect.
De oplossing voor dit dilemma is eenvoudig. We moeten aan de wetgeving voldoen. Aan de actuele wetgeving. Als we dit bereiken en voortdurend in stand houden, is het niet moeilijk in te zien dat we tegelijkertijd voldoen aan de verwachtingen van zowel de autoriteiten als onze klanten. Naleving van de wetgeving betekent ook dat we ten minste op hoofdlijnen begrijpen welke eisen aan ons bedrijf – en uiteraard aan onze afnemers – worden gesteld. We verstrekken de benodigde documenten en informatie proactief, bij voorkeur nog voordat onze partners erom vragen. Op termijn vormt deze aanpak de basis voor ons concurrentievoordeel.
Communicatieverplichtingen in de toeleveringsketen – een onbenutte kans
Wie met chemische veiligheid te maken heeft, heeft waarschijnlijk wel eens gehoord van de REACH-verordening, of ten minste van een van de bepalingen ervan. We gaan hier nu niet nader in op de aard en het stelsel van verplichtingen van deze verordening. Voor onze PR-gerichte benadering volstaat het om te weten dat hiermee verplichtingen inzake informatieverstrekking en verantwoordelijkheden binnen de toeleveringsketen zijn vastgelegd – en die gaan we nu in ons voordeel benutten.
Als we voldoende aandacht besteden aan deze informatieverplichtingen en beschikken over de juiste vakinhoudelijke kennis, communiceren we daarmee indirect de betrouwbaarheid van ons bedrijf.
We moeten het begrip ‘communicatie’ echter ruimer opvatten dan hierboven. Tot onze communicatie behoren ook het veiligheidsinformatieblad en de etikettering van onze producten. Met andere woorden: alles wat met betrekking tot de chemische veiligheid van ons bedrijf ‘van buitenaf zichtbaar’ is.
We komen op deze gedachtegang terug wanneer we onze mogelijkheden voor externe communicatie bespreken – zodra we voldoende vertrouwen hebben in onze chemische veiligheid.
Als wij er zelf niet in geloven, doet niemand dat
Idealiter voldoet ons bedrijf (ten minste op basisniveau – anders zou het immers niet met chemische producten kunnen werken) aan de eisen op het gebied van chemische veiligheid. Waarom communiceren we dit dan niet naar onze omgeving? Het antwoord is eenvoudig: omdat we op dit gebied onvoldoende vertrouwen hebben om de communicatievoordelen ervan te benutten.
De belangrijkste oorzaak van dit gebrek aan vertrouwen is een tekort aan informatie. Zonder adequate vakinhoudelijke controle en feedback weten we niet zeker of we op de hoogte zijn van de bepalingen van de snel veranderende wetgeving inzake chemische veiligheid en of de documenten die we aan onze partners verstrekken (bijvoorbeeld het veiligheidsinformatieblad en het productetiket) vakinhoudelijk volledig correct zijn.
Gewoonlijk worden de basisdocumenten en kennisgevingen opgesteld wanneer een bedrijf zijn activiteiten start, maar vervolgens lukt het niet om deze aan de snel veranderende juridische omgeving aan te passen. Dit leidt al snel tot de praktijk waarbij we onze partner ‘iets’ geven dat ooit correct was – in de hoop dat het nu nog steeds voldoet. Inderdaad, dat is niet bepaald iets om van de daken te schreeuwen…
Om voldoende vertrouwen te krijgen, moet chemische veiligheid op systeemniveau in de bedrijfsvoering worden geïntegreerd en als onderdeel van de bedrijfscultuur worden beschouwd.
Allereerst moeten we – met een eigen medewerker, een externe dienstverlener of een combinatie van beide – zorgen voor de benodigde deskundigheid en de operationele/administratieve personele capaciteit voor de praktische uitvoering. Deskundige feedback over onze naleving van de wetgeving en de zekerheid dat alles actueel is, geven ons het vertrouwen dat de basis kan vormen voor succesvolle communicatie.
Onze interne consumenten zijn onze medewerkers
Nadat we ervoor hebben gezorgd dat onze chemische veiligheid actueel is, richten we ons op onze belangrijkste doelgroep: onze medewerkers en onderaannemers, oftewel onze interne consumenten. Het succes van een bedrijf hangt altijd van hen af, dus waarom zou dat nu anders zijn?
Elke werkgever kent de huidige kenmerken van de arbeidsmarkt en weet dat de motivatie van medewerkers een van de pijlers van zakelijk succes is. Hoewel er nooit genoeg geld is, is geld alleen inmiddels onvoldoende om medewerkers gemotiveerd te houden. Medewerkers moeten zich belangrijk en gewaardeerd voelen. Gebruik bedrijfsbijeenkomsten en teambuildingactiviteiten om onze inspanningen en resultaten op het gebied van chemische veiligheid aan onze medewerkers te presenteren. Laat hen begrijpen dat het creëren van een gezonde en veilige werkomgeving belangrijk is voor het management. Dit zijn geen loze woorden meer – neem ze serieus!
Houd er bovendien rekening mee dat al onze medewerkers direct of indirect deelnemen aan de communicatie met onze klanten. Niet de bedrijfsbrochure of de slogans op onze website brengen onze waarden over, maar onze collega’s. Zorg ervoor dat medewerkers zich betrokken voelen bij chemische veiligheid en help hen het belang ervan te begrijpen. Laat hen trots zijn op hun bedrijf!
Nu chemische veiligheid onderdeel is geworden van onze bedrijfscultuur, ontstaat de mogelijkheid voor werkelijk geloofwaardige externe communicatie.
Communicatie met externe doelgroepen
Neem een actieve rol en laat uw partners zien wat u hebt bereikt!
Onze externe doelgroepen vormen een behoorlijk diverse groep. Daartoe behoren autoriteiten, onze afnemers (zakelijke markt), onze consumenten (retail) en zelfs onze concurrenten. En iedereen kijkt naar ons! Gelukkig maar.
Om succesvolle externe communicatie beter te begrijpen, bekijken we eerst enkele negatieve voorbeelden.
We hebben onze communicatieverplichtingen, die onder andere voortvloeien uit de REACH-verordening, al genoemd.
Als we de voor ons relevante essentie van deze communicatieverplichtingen zonder verdere details samenvatten: wat onze leverancier niet heeft gedaan, zullen wij moeten doen. Uiteraard geldt dit niet in alle gevallen, maar aan de hand van enkele eenvoudige voorbeelden wordt duidelijk dat het oplossen van dergelijke kunstmatig gecreëerde problemen aanzienlijke capaciteit kan kosten.
Stel dat we van de leverancier van de voorwerpen die we op de markt brengen geen informatie ontvangen over de aanwezigheid van SVHC-stoffen. Onze klant verwerkt het voorwerp in een eindproduct en is als producent en distributeur van een voorwerp uiteraard zelf onderworpen aan vergelijkbare verplichtingen om informatie over SVHC-stoffen te verstrekken. Hoe zal deze reageren wanneer zijn eigen klant om informatie vraagt? Inderdaad: hij neemt contact met ons op en vraagt om informatie – mits er binnen ons bedrijf iemand aanwezig is die het verzoek begrijpt en kan behandelen.
Het zou eenvoudiger zijn geweest om onze klant een informatiebrief te sturen wanneer nieuwe stoffen aan de kandidatenlijst werden toegevoegd en hem in één zin te informeren dat het betreffende voorwerp nog steeds geen SVHC-stoffen bevat. Onze partner had die informatie onmiddellijk aan zijn eigen klant kunnen doorgeven, waardoor ons een afzonderlijk verzoek bespaard was gebleven. Na zo’n ervaring zal onze partner ons bedrijf in de toekomst zeker als een betrouwbare leverancier beschouwen. Eenvoudig, toch?
We kunnen ook naar een algemener voorbeeld kijken, bijvoorbeeld het veiligheidsinformatieblad.
Hoeveel distributeurs weten dat downstreamgebruikers tijdens inspecties op locatie kunnen worden aangesproken op de inhoud van het veiligheidsinformatieblad, ook al wijst de regelgeving hen niet primair aan als verantwoordelijke voor het opstellen van het VIB?
Het spreekt voor zich dat een klant (downstreamgebruiker) – die door een ontoereikend veiligheidsinformatieblad dat wij hebben verstrekt in de problemen is gekomen – de volgende keer waarschijnlijk voor het product van een andere distributeur kiest.
Er zijn nog veel meer voorbeelden te geven waarin ontoereikende of kwalitatief slechte informatieoverdracht onnodig veel capaciteit kost of frustratie veroorzaakt en daardoor zakelijke relaties schaadt.
Uit bovenstaande voorbeelden blijkt dat we niet noodzakelijk nieuwe communicatieplatforms hoeven te creëren om onze deskundigheid aan klanten duidelijk te maken. De kwaliteit en actualiteit van onze productetikettering, verpakking en verstrekte veiligheidsinformatiebladen ‘communiceren’ al op zichzelf en dragen bij aan de beeldvorming rond ons merk.
En wat als we onze klanten bovendien zouden informeren wanneer de wetgeving verandert…
Tot slot besteden we nog enkele woorden aan onze consumenten en concurrenten.
We hebben het milieu- en gezondheidsbewustzijn van onze consumenten al genoemd. Bedrijven die gevaarlijke chemische producten op de markt brengen, hebben de taak om consumenten door middel van adequate communicatie duidelijk te maken dat de voorschriften inzake chemische veiligheid bedoeld zijn om het veilige gebruik van deze producten te waarborgen – en dat hun bedrijf aan deze voorschriften voldoet. Chemische producten zijn onmisbaar in ons dagelijks leven. We hoeven er niet bang voor te zijn – we moeten ze alleen op de juiste manier gebruiken.
Onze concurrenten vormen wellicht de minst belangrijke doelgroep; vermoedelijk voldoen ook zij slechts aan het minimumniveau op het gebied van chemische veiligheid. Maar wat als zij de PR-mogelijkheden van chemische veiligheid eerder herkennen dan wij?
Onze aanbevolen diensten
Nuttige vakinhoudelijke informatie
- Nuttige informatie en achtergrondmateriaal over veiligheidsinformatiebladen
- FAQ – Veelgestelde vragen en antwoorden over chemische veiligheid
Korte vragen en antwoorden
Deze website is ontwikkeld in het kader van en met steun van het Demján Sándor Programma.