La sicurezza chimica è il nuovo strumento PR?
MSDS-Europe – Bussola per la sicurezza chimica – La sicurezza chimica è il nuovo strumento di PR?
Ogni azienda ha ambiti in cui gli obblighi legali esistenti possono facilmente trasformarsi in opportunità di business. La sicurezza chimica è uno di questi ambiti – serve solo la giusta mentalità per riconoscerne il potenziale comunicativo.
A causa della crescente consapevolezza dei consumatori in materia di salute e ambiente e dell’aumento degli oneri per i nostri partner commerciali legati alla sicurezza chimica, dobbiamo presentarci sul mercato come un partner affidabile e rispettoso della legge. E sì, siamo già nel mondo delle pubbliche relazioni…
Chi dobbiamo – e vogliamo – soddisfare?
L’effetto distruttivo della “pressione alla conformità” è evidente anche nella sicurezza chimica, soprattutto quando non riusciamo a definire chiaramente a chi e a cosa dobbiamo o vogliamo conformarci.
Cominciamo con l’approccio più ovvio, che si concentra sulle aspettative delle autorità. Possiamo chiamarlo l’atteggiamento “Nessuna multa, nessun problema”. In effetti, l’azienda non avrà problemi (per un po’) finché tratterà solo con l’ispettore le cui aspettative il sistema di sicurezza chimica è stato progettato per soddisfare. È facile capire perché questa strada sia sbagliata.
Un approccio molto più avanzato – poiché mostra già una certa comprensione dell’obbligo di comunicazione REACH – è quello di soddisfare le aspettative dei clienti. In pratica, questo significa solitamente che ciò che il partner non menziona deve andare bene e che in qualche modo cerchiamo di “gestire” o semplicemente deviare ciò che ci chiede. Teniamo presente che la richiesta mira probabilmente a risolvere un problema reale e che ha bisogno dei dati/informazioni necessari da parte nostra, in qualità di fornitore, per adempiere ai propri obblighi di sicurezza chimica. Allo stesso tempo, i nostri partner commerciali spesso non sono nemmeno esperti in sicurezza chimica e molte volte – sulla base di informazioni parziali – gravano inutilmente sulle nostre preziose risorse con richieste irrilevanti.
Loro non capiscono, noi non capiamo. Ma almeno ne abbiamo parlato a lungo…
Non illudiamoci: nonostante tutti i nostri sforzi, questo tipo di comunicazione non aumenterà il valore del nostro marchio agli occhi del cliente. Il nostro partner penserà che anche noi siamo profani in materia di sicurezza chimica e che non possiamo aiutare efficacemente quando sorge un problema. Il bilancio di questo approccio sarà molta energia spesa e un risultato comunicativo negativo.
La soluzione al dilemma è semplice. Dobbiamo rispettare la legislazione. Quella vigente. Se riusciamo a raggiungere e mantenere costantemente questo obiettivo, non è difficile capire che soddisferemo contemporaneamente sia le aspettative delle autorità che quelle dei nostri clienti. La conformità legale significa anche che comprendiamo almeno a grandi linee i requisiti imposti alla nostra azienda – e ovviamente anche ai nostri acquirenti. Forniamo proattivamente i documenti e le informazioni necessarie, preferibilmente anche prima che i nostri partner le richiedano. In seguito, questo approccio diventerà la base del nostro vantaggio competitivo.
Obbligo di comunicazione nella catena di approvvigionamento – un’opportunità non riconosciuta
Chi è coinvolto nella sicurezza chimica ha probabilmente sentito parlare del Regolamento REACH, o almeno di una delle sue disposizioni. Non entreremo ora nella natura e nel sistema dei requisiti del regolamento. Per il nostro approccio orientato alle PR, basta sapere che si tratta della prima normativa che ha creato l’obbligo di fornire informazioni e il rapporto di responsabilità all’interno della catena di approvvigionamento – che ora trasformeremo a nostro vantaggio.
Se prestiamo un’attenzione minima a questo obbligo di informazione e abbiamo un’adeguata preparazione professionale, questo comunicherà indirettamente l’affidabilità della nostra azienda.
Tuttavia, dobbiamo intendere il termine “comunicazione” in un senso più ampio rispetto a quanto detto sopra. La nostra comunicazione comprende anche la scheda di dati di sicurezza e l’etichettatura dei nostri prodotti. In altre parole, tutto ciò che è “visibile dall’esterno” in relazione ai compiti di sicurezza chimica della nostra azienda.
Riprenderemo questo filo di pensiero quando presenteremo le nostre opportunità di comunicazione esterna – una volta acquisita sufficiente fiducia in materia di sicurezza chimica.
Se non ci crediamo noi, non ci crederà nessun altro
Idealmente, la nostra azienda soddisfa (almeno a un livello di base – certamente sì, altrimenti non potrebbe operare con prodotti chimici) i requisiti di sicurezza chimica. Allora perché non lo comunica all’ambiente esterno? La risposta è semplice: perché non ha abbastanza fiducia in se stessa in questo ambito per sfruttarne i vantaggi comunicativi.
La causa principale di questa mancanza di fiducia è la mancanza di informazioni. Senza un adeguato controllo professionale e feedback, non siamo convinti di essere aggiornati con le disposizioni della normativa in rapida evoluzione che regola la sicurezza chimica, o che i documenti che forniamo ai partner (ad esempio scheda di dati di sicurezza, etichetta del prodotto) siano professionalmente impeccabili.
Di solito, i documenti e le notifiche di base vengono preparati dall’azienda all’avvio dell’attività, ma non riesce ad adattarsi al rapido cambiamento dell’ambiente normativo. Questo porta rapidamente alla pratica di fornire “qualcosa” al partner che un tempo era valido – sperando che lo sia ancora oggi. Sì, non è certo qualcosa di cui vantarsi…
Per acquisire la giusta fiducia in se stessi, la sicurezza chimica deve essere integrata nel funzionamento dell’azienda a livello sistemico; dobbiamo considerarla parte della cultura aziendale.
Innanzitutto, dobbiamo garantire – con un nostro dipendente, un fornitore di servizi esterno o una combinazione dei due – le competenze necessarie e le risorse umane operative/amministrative indispensabili per l’attuazione pratica. Il feedback di esperti sulla nostra conformità legale e la garanzia di essere sempre aggiornati forniranno la fiducia in se stessi che può costituire la base di una comunicazione di successo.
I nostri consumatori interni sono i nostri dipendenti
Dopo aver creato una sicurezza chimica aggiornata, concentriamoci sul nostro pubblico più importante – i nostri dipendenti e subappaltatori, cioè i nostri consumatori interni. Il successo di un’azienda dipende sempre da loro, perché dovrebbe essere diverso ora?
Tutti i datori di lavoro sono consapevoli delle caratteristiche attuali del mercato del lavoro – e che la motivazione dei dipendenti è uno dei pilastri del successo di un’azienda. Sebbene il denaro non sia mai sufficiente, da solo non è più sufficiente per mantenere la motivazione. I dipendenti devono sentirsi importanti e apprezzati. Utilizziamo riunioni aziendali ed eventi di team building per presentare ai nostri dipendenti i nostri sforzi e i nostri risultati in materia di sicurezza chimica. Facciamo capire loro che creare un ambiente di lavoro sano e sicuro è importante per la direzione. Queste non sono più parole vuote – prendiamole sul serio!
Teniamo anche presente che tutti i nostri dipendenti parteciperanno direttamente o indirettamente alla comunicazione con i nostri clienti. Non sarà la brochure aziendale o gli slogan sul nostro sito web a trasmettere i nostri valori, ma i nostri colleghi. Facciamo in modo che i nostri dipendenti si impegnino nella sicurezza chimica e ne comprendano l’importanza. Che siano orgogliosi della loro azienda!
Ora che la sicurezza chimica fa parte della nostra cultura aziendale, si apre l’opportunità per una comunicazione esterna veramente credibile.
Comunicazione verso i consumatori esterni
Assumiamo un ruolo attivo e mostriamo ai nostri partner ciò che abbiamo realizzato!
I nostri consumatori esterni costituiscono un gruppo piuttosto eterogeneo. Comprende le autorità, i nostri acquirenti (business), i nostri consumatori (retail) e persino i nostri concorrenti. E tutti ci osservano! Per fortuna.
Per comprendere una comunicazione esterna di successo, presentiamo innanzitutto alcuni esempi negativi.
Abbiamo già menzionato i nostri obblighi di comunicazione stabiliti (anche) dal Regolamento REACH.
Riassumendo l’essenza degli obblighi di comunicazione – che ora sono importanti per noi – senza entrare nei dettagli: qualunque cosa il nostro fornitore non abbia fatto, dovremo farla noi. Naturalmente, non è sempre così, ma attraverso alcuni semplici esempi vedremo che affrontare problemi generati artificialmente può consumare molta energia.
Supponiamo di non ricevere informazioni sul contenuto di SVHC dal fornitore degli articoli che commercializziamo. Il nostro cliente installa l’articolo in un prodotto finito e, in quanto assemblatore e distributore di un articolo, è naturalmente soggetto a un obbligo simile di fornire informazioni sul contenuto di SVHC. Come reagirà quando riceverà una richiesta dal proprio cliente? Sì, ci contatterà per chiedere informazioni – a condizione che nella nostra azienda ci sia qualcuno che comprenda e sappia gestire la richiesta.
Sarebbe stato più semplice inviare al nostro cliente una lettera informativa quando nuove sostanze sono state aggiunte all’elenco delle candidate e, in una frase, informarlo che l’articolo in questione non contiene ancora SVHC. Il nostro partner avrebbe potuto rispondere immediatamente al proprio cliente con quell’informazione, risparmiandoci una richiesta. Dopo una situazione simile, il nostro partner considererà sicuramente la nostra azienda un fornitore affidabile in futuro. Semplice, no?
Possiamo esaminare un esempio ancora più generale, ad esempio riguardante la scheda di dati di sicurezza.
Quanti distributori sono consapevoli che gli utilizzatori a valle possono essere ritenuti responsabili durante le ispezioni in loco riguardo al contenuto della scheda di dati di sicurezza, anche se la normativa non li designa principalmente come responsabili della preparazione della SDS?
Ovviamente, il cliente (utilizzatore a valle) – a cui abbiamo creato difficoltà consegnando una scheda di dati di sicurezza inadeguata – sceglierà probabilmente il prodotto di un altro distributore la volta successiva.
Potremmo fornire molti altri esempi in cui un trasferimento di informazioni inadeguato o di scarsa qualità consuma inutilmente energia o causa frustrazione, danneggiando così le relazioni commerciali.
Dagli esempi sopra riportati è chiaro che non è necessariamente necessario creare nuove piattaforme di comunicazione per sottolineare la nostra preparazione ai clienti. La qualità e l’aggiornamento dell’etichettatura dei nostri prodotti, del confezionamento e delle schede di dati di sicurezza che forniamo “comunicano” già da soli e contribuiscono alla percezione del nostro marchio.
E se informassimo anche i nostri clienti quando la normativa cambia…
Infine, diciamo qualche parola anche sui nostri consumatori al dettaglio e sui nostri concorrenti.
Abbiamo già menzionato la consapevolezza ambientale e sanitaria dei nostri consumatori. Chi commercializza prodotti chimici pericolosi ha il compito di far comprendere ai consumatori, attraverso una comunicazione adeguata, che le disposizioni di sicurezza chimica sono destinate a garantire l’uso sicuro di tali prodotti – e che la loro azienda rispetta tali disposizioni. I prodotti chimici sono accessori indispensabili della nostra vita quotidiana. Non dobbiamo temerli – dobbiamo solo usarli correttamente.
I nostri concorrenti sono forse il gruppo target meno importante; presumibilmente anche loro rispettano solo il livello minimo di sicurezza chimica. Ma cosa succederebbe se riconoscessero le opportunità di PR nascoste nella sicurezza chimica prima di noi?
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