Taal van het veiligheidsinformatieblad in de EU

MSDS-Europe – Kennisbank veiligheidsinformatiebladen – Taal van het veiligheidsinformatieblad in de EU

Taal van het veiligheidsinformatieblad in de EU – In welke taal is het VIB verplicht?

Het veiligheidsinformatieblad (VIB) is het belangrijkste document met informatie over chemische stoffen en mengsels. Gebruikers vinden hierin onder meer informatie over de gevaren en de vereisten voor hantering, opslag en vervoer. In de Europese Unie wordt de taal van het document bepaald door strikte wetgeving, met name artikel 31 van de REACH-verordening en bijlage II daarbij.

Hieronder vatten wij samen in welke taal het VIB op elke markt moet worden verstrekt, welke regels gelden voor gevarencodes en blootstellingsscenario’s en welke specifieke voorschriften van toepassing zijn op uitvoer buiten de EU.

Regelgevingskader – REACH, CLP en PIC

Het basisbeginsel van artikel 31 van REACH

Volgens artikel 31, lid 5, van de REACH-verordening moet het veiligheidsinformatieblad worden verstrekt in de officiële taal of talen van de lidstaat waarin de stof of het mengsel in de handel wordt gebracht, tenzij de betreffende lidstaat anders bepaalt.

Dezelfde regel geldt voor de vorm van het veiligheidsinformatieblad: de structuur met 16 rubrieken is vastgelegd in bijlage II bij REACH en moet in de gehele EU op uniforme wijze worden toegepast.

CLP – overeenstemming tussen het etiket en het VIB

De CLP-verordening (EG) nr. 1272/2008 bevat de etiketterings- en verpakkingsvereisten. De taal of talen op het etiket moeten in beginsel overeenkomen met de taal van het veiligheidsinformatieblad: het etiket moet worden opgesteld in de officiële taal van de betreffende lidstaat, tenzij dat land andere regels heeft vastgesteld.

Omdat het etiket en het VIB betrekking hebben op hetzelfde product, moeten de taal, de indeling en de gevareninformatie in beide documenten altijd consistent zijn.

PIC-verordening – uitvoer buiten de EU

Voor uitvoer buiten de EU bepaalt de PIC-verordening (EU) nr. 649/2012 dat de informatie op het etiket en in het veiligheidsinformatieblad dat met de uitgevoerde gevaarlijke chemische stoffen wordt meegeleverd, waar mogelijk moet worden verstrekt in de officiële of belangrijkste taal of talen van het land van bestemming.

In de praktijk betekent dit dat partners buiten de EU doorgaans ten minste een Engelstalig VIB verlangen en in veel gevallen ook een VIB in de lokale taal.

Taal van het veiligheidsinformatieblad in de EER-lidstaten

Basisregel: de taal van de lidstaat van de ontvanger

Het veiligheidsinformatieblad moet altijd worden verstrekt in de officiële taal of talen van de lidstaat waarin het product in de handel wordt gebracht, ongeacht het land van oorsprong van de fabrikant of distributeur.

Het is belangrijk om rekening te houden met het volgende:

• Het feit dat een fabrikant in één lidstaat gebruik kan maken van een vrijstelling, betekent niet automatisch dat deze vrijstelling ook in andere lidstaten geldt.
• Een lidstaat kan ook strengere vereisten vaststellen, bijvoorbeeld dat uitsluitend de nationale taal wordt aanvaard of dat meerdere officiële talen verplicht zijn.

ECHA publiceert een overzichtstabel waarin staat aangegeven in welke talen elk EER-land het etiket en het VIB vereist. Voor een aantal landen vermeldt deze tabel ook onder welke voorwaarden de bijlage bij het VIB, zoals het blootstellingsscenario, in het Engels mag worden verstrekt.

Meerdere officiële talen binnen één land

Sommige landen hebben meer dan één officiële taal, zoals België, Finland en Luxemburg. In deze gevallen bepalen de nationale regels:

• in welke talen het VIB en het etiket moeten worden verstrekt;
• en of bepaalde bijlagen bij het VIB, zoals het blootstellingsscenario, in het Engels mogen blijven.

Zwitserland is geen EU-lidstaat, maar vormt in deze context vaak een relevante markt. In Zwitserland moet de etikettering in ten minste twee officiële talen worden verstrekt.

Taalafspraak met de klant

In sommige landen mogen partijen bij levering aan professionele gebruikers een schriftelijke afspraak maken over het gebruik van een andere taal, bijvoorbeeld het Engels. Ook in deze gevallen blijft het basisbeginsel gelden dat de ontvanger de informatie in het VIB volledig moet kunnen begrijpen.

Taal van het bijgevoegde blootstellingsscenario

Bij een uitgebreid veiligheidsinformatieblad (e-VIB) worden blootstellingsscenario’s als bijlagen aan het VIB toegevoegd. Volgens de richtsnoeren van ECHA vormt het blootstellingsscenario een integraal onderdeel van het veiligheidsinformatieblad. Daarom gelden hiervoor dezelfde vertaalvereisten als voor het VIB zelf.

Dit betekent het volgende:

• wanneer een lidstaat vereist dat het veiligheidsinformatieblad in de officiële taal of talen van die lidstaat wordt verstrekt, moet ook het blootstellingsscenario in die taal beschikbaar zijn;
• sommige landen kunnen toestaan dat het blootstellingsscenario in het Engels blijft, maar dit is een beslissing van de betreffende lidstaat en geen algemene regel.

Wat vertalen we wel en niet? – codes, afkortingen en H-zinnen

Gevarenklassen en categoriecodes

In rubriek 2 van het veiligheidsinformatieblad kan de gevarenindeling op verschillende manieren worden weergegeven:

• voluit, met vermelding van de gevarenklasse en -categorie en de volledige tekst van de gevarenaanduidingen (H-zinnen);
• of in de vorm van codes, bijvoorbeeld “Flam. Liq. 1, H224”.

Belangrijke regels:

• Codes zoals Flam. Liq. 1 en Eye Irrit. 2 mogen niet worden vertaald. Dit zijn geharmoniseerde, taalonafhankelijke codes die zijn vastgelegd in bijlage VI bij de CLP-verordening.
• Wanneer in het VIB uitsluitend de codes worden vermeld, moet in rubriek 16 in de taal van het veiligheidsinformatieblad de volledige betekenis van de codes worden opgenomen.
• Wanneer de gevarenindeling in rubriek 2 al voluit wordt vermeld, bijvoorbeeld “Ontvlambare vloeistof, categorie 1”, samen met de volledige tekst van de H-zinnen, is een afzonderlijke toelichting op de codes in rubriek 16 niet verplicht.

Vertaling van H- en P-zinnen

De standaardformuleringen van de H-zinnen en veiligheidsaanbevelingen (P-zinnen) zijn vastgelegd in de EU-wetgeving en bestaan in alle officiële talen van de EU. In het VIB moeten de officiële vertalingen in de taal van de betreffende lidstaat worden gebruikt.

Taal van het VIB bij uitvoer buiten de EU

Bij uitvoer buiten de EU is het VIB onderworpen aan zowel de EU-vereisten als de specifieke regels van het land van bestemming:

• op grond van de PIC-verordening moet de informatie op het etiket en in het VIB waar mogelijk worden verstrekt in de officiële of belangrijkste taal of talen van het land van bestemming;
• veel landen, met name buiten Europa, hebben eigen GHS-gebaseerde vereisten. Hierdoor moet het VIB vaak in een volledig nieuwe vorm worden opgesteld en aan de lokale wetgeving worden aangepast.

In dergelijke gevallen is een eenvoudige taalkundige vertaling niet voldoende en is een complexe opstelling en herstructurering van het VIB vereist.

Praktisch advies voor fabrikanten, importeurs en distributeurs

Controleer de vereisten van het land van bestemming

• Raadpleeg de ECHA-taaltabel met de talen die voor etiketten en veiligheidsinformatiebladen vereist zijn.
• Raadpleeg de informatie van de nationale bevoegde autoriteit, bijvoorbeeld de arbeidsveiligheidsautoriteit of de nationale autoriteit voor chemische stoffen.

Neem geen genoegen met een woord-voor-woordvertaling

Een VIB dat taalkundig nauwkeurig is vertaald, maar inhoudelijk onjuist of verouderd is, brengt ernstige risico’s met zich mee. Voorbeelden hiervan zijn een onjuiste indeling, ontbrekende nationale vereisten, boetes of bezwaren van de autoriteiten. Zowel REACH als de nationale wetgeving vestigen de aandacht op dit risico.

Het is daarom raadzaam een dienstverlener te kiezen die:

• vertrouwd is met REACH, CLP en de nationale vereisten van het land van bestemming;
• het VIB waar nodig niet alleen vertaalt, maar ook herziet;
• rekening houdt met de meest recente wijzigingen.

Levenscyclus van het veiligheidsinformatieblad – gebruikelijke werkzaamheden

De volgende werkzaamheden komen het vaakst voor in verband met veiligheidsinformatiebladen:

• Opstelling van een VIB voor nieuwe producten of bij invoer wanneer geen geschikt brondocument beschikbaar is.
• Vertaling en aanpassing van het VIB aan de wet- en regelgeving in de officiële taal of talen van het land van bestemming, waarbij rekening wordt gehouden met eventuele verschillen in de regelgeving die ook van invloed kunnen zijn op de inhoudelijke vereisten voor het VIB.
• Beoordeling en actualisering van het VIB wanneer de indeling, de formulering of het regelgevingskader verandert.
• Opstelling van CLP-etiketontwerpen om ervoor te zorgen dat het etiket zowel taalkundig als inhoudelijk overeenkomt met het VIB.
• PCN-kennisgeving (gifcentrumkennisgeving) voor gevaarlijke mengsels. Deze kennisgeving hangt nauw samen met de gegevens in het VIB en de identificatiecodes van het mengsel, zoals de UFI.

Alle bovenstaande werkzaamheden houden rechtstreeks verband met de taal en de inhoud van het veiligheidsinformatieblad. Het is daarom raadzaam deze werkzaamheden op gecoördineerde wijze uit te voeren.

Hoe kan MSDS-Europe u helpen?

Het deskundige team achter MSDS-Europe ondersteunt de volledige levenscyclus van het VIB:

• Opstelling van veiligheidsinformatiebladen voor nieuwe producten door ervaren deskundigen, zonder gebruik te maken van geautomatiseerde “VIB-genererende” software.
• Vertaling van veiligheidsinformatiebladen in de officiële talen van alle EER-landen en, waar nodig, in aanvullende talen, met inachtneming van nationale bijzonderheden.
• Herziening en actualisering, met bijzondere aandacht voor artikel 31 van REACH, Verordening (EU) 2020/878 en lokale vereisten.
• Opstelling van CLP-etiketontwerpen en advies over PCN-kennisgevingen, zodat het etiket, het VIB en de kennisgevingen voor het product volledig met elkaar overeenstemmen.

Korte vragen en antwoorden

Heeft u nog vragen?

Neem contact op met onze klantenservice of stel uw vraag online aan onze deskundige.

Nuttige artikelen:

• Over software voor het opstellen van veiligheidsinformatiebladen
• Afkortingen en acroniemen in veiligheidsinformatiebladen
• Nuttige informatiebronnen en databanken voor het opstellen van veiligheidsinformatiebladen
• Werkwijze voor het opstellen en vertalen van een veiligheidsinformatieblad