Pourquoi mon partenaire a-t-il rejeté ma fiche de données de sécurité ?

MSDS-Europe – Pourquoi mon partenaire a-t-il rejeté ma fiche de données de sécurité ?

 

La fiche de données de sécurité (FDS) est un document central de la sécurité chimique. Nos partenaires commerciaux sont donc en droit d’attendre que la FDS qu’ils reçoivent soit pleinement conforme aux exigences légales. Si un partenaire rejette notre FDS, c’est généralement en raison d’un défaut de conformité. Vous trouverez ci-dessous les causes les plus fréquentes, ainsi qu’une liste de contrôle pratique pour éviter le rejet d’une FDS.

Raisons fréquentes pour lesquelles une FDS peut être refusée

FDS rédigée dans une langue inappropriée

L’une des causes les plus courantes est que la fiche de données de sécurité n’est pas rédigée dans la langue requise par le destinataire ou par les autorités. Le règlement REACH impose que la FDS soit fournie dans la langue officielle de l’État membre où le produit est mis sur le marché. En Hongrie, par exemple, une FDS en langue hongroise est obligatoire, et le partenaire n’est pas tenu d’accepter un document rédigé dans une autre langue.

Format de FDS incomplet ou obsolète

Il se peut que la FDS soit rédigée dans la bonne langue, mais qu’elle soit formellement ou matériellement incomplète. On parlait autrefois de « contrôle de conformité 830 », en référence au règlement (UE) 2015/830, qui fixait une structure en 16 sections et des exigences de contenu détaillées.

Cependant, un nouveau règlement européen est entré en vigueur : le règlement (UE) 2020/878 a remplacé les règles précédentes. Depuis le 1er janvier 2023, seules les FDS conformes au format du règlement (UE) 2020/878 sont acceptées dans l’UE. Par conséquent, toutes les FDS antérieures ont dû être mises à jour avant la fin de l’année 2022.

La « conformité 878 » signifie que la FDS inclut également les nouvelles informations exigées – par exemple, les nanoformes, les propriétés perturbatrices endocriniennes, les ETA (estimations de la toxicité aiguë) et les facteurs M. Une FDS élaborée sur un modèle ancien sera très probablement refusée.

Droit du client à une FDS conforme

Notre partenaire – en tant que destinataire d’une substance ou d’un mélange dangereux – a le droit et l’obligation de recevoir une FDS correcte et à jour. La législation hongroise le prévoit également : le décret 25/2000. (IX. 30.) EüM–SZCSM impose aux entreprises hongroises d’obtenir du fournisseur une FDS conforme à la réglementation. Sans un tel document, le client ne peut pas remplir ses propres obligations en matière de sécurité chimique et est donc en droit de refuser une FDS incomplète ou obsolète et d’exiger une version actualisée.

Liste de contrôle pratique de conformité

La liste de contrôle suivante aide les fournisseurs et les distributeurs à vérifier que leur fiche de données de sécurité est conforme aux exigences avant de la transmettre à un partenaire :

  • Langue appropriée : vérifier que la FDS est rédigée dans la langue officielle du pays où le produit est mis sur le marché.
  • Classification et étiquetage corrects : s’assurer que la classification des dangers indiquée dans la FDS est conforme au règlement CLP. Tous les codes H et P requis ainsi que les éléments d’étiquetage correspondants doivent être correctement indiqués.
  • Version à jour : la FDS doit comporter la date de publication et le numéro de version, et être conforme au format actuel (règlement (UE) 2020/878). Si la dernière mise à jour date d’avant 2023, une révision est nécessaire pour intégrer les nouveaux éléments requis (par exemple, les propriétés perturbatrices endocriniennes).
  • Pièces jointes : vérifier que toutes les annexes obligatoires sont incluses.

Correction des erreurs courantes

Si la vérification révèle que la fiche de données de sécurité ne répond pas aux attentes, il faut la corriger au plus vite. Si le problème vient de la langue, il est souvent nécessaire d’établir nous-mêmes une FDS dans la langue locale. Il est recommandé de recourir à un traducteur qualifié et de faire valider la traduction par un expert en sécurité chimique, car la conformité réglementaire exige non seulement la précision linguistique, mais aussi la rigueur technique.

Si le format ou le contenu de la FDS est obsolète, elle doit être mise à jour conformément à la réglementation en vigueur. Cela implique d’intégrer les nouvelles informations requises et, le cas échéant, de modifier la classification.

Cette tâche n’est pas simple, car garantir la conformité d’une FDS est un domaine complexe et en constante évolution. La plupart des entreprises ne disposent pas de ressources internes suffisantes pour gérer cela sans assistance externe.

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Questions rapides et réponses

Comment savoir si une FDS est déjà conforme au nouveau format de l’UE ?

Vérifiez la date de publication de la FDS : si elle a été élaborée avant le 1er janvier 2023, il est fort probable qu’elle ne contienne pas encore tous les nouveaux éléments du règlement (UE) 2020/878 (par ex. nanoformes, propriétés perturbatrices endocriniennes) et qu’une mise à jour soit nécessaire.

Que faire si vous constatez qu’une FDS n’est pas assez précise ?

Demandez la correction de la FDS en faisant appel à un traducteur professionnel et à un expert en sécurité chimique – la conformité réglementaire exige une précision à la fois linguistique et technique.