¿Por qué mi socio ha rechazado mi ficha de datos de seguridad?

MSDS-Europe – ¿Por qué mi socio ha rechazado mi ficha de datos de seguridad?

 

La ficha de datos de seguridad (FDS) es un documento central en la seguridad química. Nuestros socios comerciales esperan, con razón, que la FDS que reciben cumpla plenamente los requisitos legales. Si un socio rechaza nuestra FDS, generalmente se debe a una falta de conformidad. A continuación, presentamos las causas más comunes y una lista de control práctica para evitar el rechazo de una FDS.

Motivos frecuentes por los que una FDS puede ser rechazada

FDS redactada en un idioma inadecuado

Uno de los motivos más habituales es que la ficha de datos de seguridad no esté redactada en el idioma requerido por el destinatario o por las autoridades. El Reglamento REACH exige que la FDS se proporcione en la lengua oficial del Estado miembro donde se comercializa el producto. En Hungría, por ejemplo, es obligatorio disponer de una FDS en húngaro, y el socio no está obligado a aceptar un documento en otro idioma.

Formato de FDS incompleto u obsoleto

Puede ocurrir que la FDS esté redactada en el idioma correcto, pero que sea incompleta desde el punto de vista formal o material. Antes se hablaba de la «verificación de conformidad 830», en referencia al Reglamento (UE) 2015/830, que establecía una estructura de 16 secciones y requisitos de contenido detallados.

Sin embargo, en los últimos años ha entrado en vigor un nuevo reglamento europeo: el Reglamento (UE) 2020/878 sustituyó las normas anteriores. Desde el 1 de enero de 2023, solo se aceptan en la UE las FDS que cumplan el formato del Reglamento 2020/878. Por lo tanto, todas las FDS anteriores debieron actualizarse antes de finales de 2022.

La «conformidad 878» significa que la FDS también incluye la nueva información obligatoria, como nanoformas, propiedades de alteración endocrina, ETA y factores M. Una FDS elaborada con un modelo antiguo probablemente será rechazada.

Derecho del cliente a una FDS conforme

Nuestro socio, como destinatario de una sustancia o mezcla peligrosa, tiene el derecho y la obligación de recibir una ficha de datos de seguridad correcta y actualizada. La legislación húngara también lo establece: el Decreto 25/2000. (IX. 30.) EüM–SZCSM obliga a las empresas húngaras a obtener del proveedor una FDS que cumpla la normativa. Sin este documento, el cliente no puede cumplir sus propias obligaciones en materia de seguridad química y, por tanto, tiene derecho a rechazar una FDS incompleta u obsoleta y a exigir una versión actualizada.

Lista de control práctica de conformidad

La siguiente lista de control ayuda a proveedores y distribuidores a comprobar que su ficha de datos de seguridad cumple los requisitos antes de entregarla a un socio:

  • Idioma adecuado: verificar que la FDS esté redactada en la lengua oficial del país donde se comercializa el producto.
  • Clasificación y etiquetado correctos: asegurarse de que la clasificación de peligros indicada en la FDS cumpla el Reglamento CLP. Deben figurar todas las frases H y P obligatorias, así como los pictogramas requeridos.
  • Versión actualizada: la FDS debe indicar la fecha de emisión y el número de versión, y cumplir el formato vigente (Reglamento (UE) 2020/878). Si la última actualización fue antes de 2023, será necesaria una revisión para incluir los nuevos elementos obligatorios (por ejemplo, propiedades de alteración endocrina).
  • Anexos: verificar que se incluyan todos los anexos obligatorios.

Corrección de errores frecuentes

Si la verificación revela que la ficha de datos de seguridad no cumple los requisitos, es necesario corregirla lo antes posible. Si el problema está en el idioma, en la mayoría de los casos será necesario elaborar una FDS en la lengua local. Se recomienda utilizar un traductor cualificado y que la traducción sea revisada por un experto en seguridad química, ya que el cumplimiento normativo requiere precisión tanto lingüística como técnica.

Si el formato o el contenido de la FDS está obsoleto, debe actualizarse conforme a la normativa vigente. Esto implica incluir la nueva información exigida y, en su caso, modificar la clasificación.

Esta tarea no es sencilla, ya que garantizar la conformidad de una FDS es un ámbito complejo y en constante cambio, y la mayoría de las empresas no dispone de recursos internos suficientes para gestionarlo por sí misma. Contar con un registro interno de errores de FDS puede ayudar a prevenir problemas recurrentes y mejorar la calidad de los documentos.

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Preguntas rápidas y respuestas

¿Cómo saber si una FDS ya cumple con el nuevo formato de la UE?

Revise la fecha de emisión de la FDS: si fue elaborada antes del 1 de enero de 2023, es muy probable que aún no incluya los nuevos elementos del Reglamento (UE) 2020/878 (por ejemplo, nanoformas y propiedades de alteración endocrina) y que sea necesaria una actualización.

¿Qué hacer si descubre que una FDS no es lo suficientemente precisa?

Solicite la corrección de la FDS recurriendo a un traductor profesional y a un experto en seguridad química: el cumplimiento normativo requiere precisión tanto lingüística como técnica.