Cele 9 aspecte cele mai importante despre distribuția produselor chimice

Busola siguranței chimice – Cele 9 aspecte cele mai importante despre distribuția produselor chimice

Odată cu creșterea cererii de produse chimice, au apărut noi actori pe piață (distribuitori) fără experiență și fără cunoștințe privind reglementările de siguranță chimică ce guvernează, printre altele, comercializarea acestor produse.

În acest articol vă prezentăm cele mai importante aspecte care trebuie clarificate pentru a putea începe distribuția produselor chimice cu cunoștințele necesare.

1. Responsabilitățile privind siguranța chimică sunt aceleași pentru toți distribuitorii?

Cu siguranță nu.

Primul pas este stabilirea „statutului” companiei, care trebuie determinat individual pentru fiecare produs. Rezultă astfel că o companie poate avea mai multe roluri simultan.

Rolurile și responsabilitățile depind în principal de sursa produsului chimic. Mai exact, depind de care dintre părțile implicate în tranzacție este considerată adevăratul „furnizor” al produsului și, prin urmare, cine va fi vânzătorul sau cumpărătorul în țara în care produsul este pus pe piață.

Acesta este primul și cel mai important aspect în care chiar și mulți „experți” în siguranță chimică greșesc (bazându-se de obicei pe o definiție unilaterală din REACH sau CLP) și definesc eronat responsabilitățile companiei în cauză.

Nu vom cădea în această capcană și vom ilustra printr-un exemplu simplu:

Dacă achiziționați un produs de la o companie germană și ulterior doriți să îl vindeți într-un alt stat membru (de exemplu, Ungaria) – compania germană este cea care introduce produsul pe piața ungară sau compania dumneavoastră?

Răspunsul corect este: poate fi oricare dintre ele, în funcție de cine organizează (și plătește) livrarea.

Cu alte cuvinte: dacă compania germană transportă produsul în Ungaria, atunci compania ungară este „revânzător” al bunurilor, deoarece compania germană a introdus deja produsul pe piața ungară.

Dacă, în schimb, compania ungară organizează transportul în Ungaria, aceasta înseamnă practic că „merge să îl ridice din Germania”, ceea ce înseamnă că partenerul german a vândut produsul în Germania, iar compania ungară este „distribuitorul responsabil de introducerea pe piață în Ungaria”.

Nu tratăm aici achizițiile din afara SEE, deoarece acestea sunt considerate import și se încadrează într-o altă clasificare (în acest caz compania nu mai este distribuitor, ci „importator”, conform legislației aplicabile). Acest articol nu se adresează importatorilor, deși obligațiile descrise aici li se aplică și lor (dar responsabilitățile lor sunt mult mai mari).

De asemenea, trebuie menționat că pentru anumite tipuri de produse (de ex. biocide), distribuitorii pot avea obligații suplimentare. Nu le vom aborda aici.

Nu continuați să citiți acest articol dacă:

transferați produsul dintr-un ambalaj mare într-unul mai mic înainte de distribuție;
efectuați cu produsul alte activități decât manipulare, depozitare și vânzare;
reîmpachetați, reetichetați sau rebranduiți produsul.

În aceste cazuri, statutul companiei dumneavoastră devine „utilizator din aval”, iar responsabilitățile privind siguranța chimică se schimbă fundamental.

2. Ce documente și autorizații sunt necesare pentru a distribui într-un stat membru?

Veți avea nevoie de fișa cu date de securitate (FDS) și de proiectul de etichetă în limba statului membru. Dacă produsul este clasificat ca periculos, este necesară și o notificare PCN (distinctă de autorizațiile sau înregistrările REACH) pentru a putea începe distribuția. Doar anumite produse, precum biocidele sau produsele fitosanitare, necesită autorizare.

3. Furnizorul este obligat să îmi furnizeze FDS în limba oficială a țării unde vând produsul sau trebuie să o traduc?

Dacă compania dumneavoastră este prima care introduce produsul pe piața unei țări, sunteți responsabil(ă) de fișa cu date de securitate în limba oficială a acelei țări.

Și aici accentul cade pe cuvântul responsabilitate…

Să presupunem că doriți să introduceți un produs pe piața din Ungaria. Este posibil ca partenerul (străin) să vă furnizeze o FDS în limba maghiară (chiar dacă nu este obligat), dar aceasta trebuie tratată cu precauție (aceste FDS-uri sunt adesea generate prin software).

Recomandăm în astfel de cazuri să solicitați FDS-ul „original” în limba străină, deoarece, dacă autoritatea sau partenerul descoperă erori ori neconcordanțe, acesta va servi drept bază pentru corectare. În orice caz, este recomandat ca aceste FDS-uri să fie revizuite profesional înainte de a fi utilizate pentru înregistrări sau transmise partenerilor.

Dacă primiți doar o FDS în altă limbă, trebuie să o traduceți. Nu există restricții: o puteți traduce singuri, printr-o agenție de traduceri sau printr-o companie specializată. Trebuie menționat că „traducerea” unei FDS presupune și verificarea clasificărilor, a referințelor legale, a conținutului și formei, precum și a multor altor aspecte tehnice. Responsabilitatea este a dumneavoastră: analizați opțiunile și alegeți soluția potrivită.

Revânzătorii nu mai au această responsabilitate. Este datoria furnizorului să furnizeze o FDS în limba oficială a statului membru și conformă cu legislația în vigoare. Totuși, este important ce documente acceptați și transmiteți partenerilor, pentru că acestea pot influența imaginea companiei dumneavoastră și pot afecta distribuția. Prețul nu ar trebui să fie singurul criteriu la alegerea furnizorului.

4. Ce trebuie făcut dacă nu primesc FDS de la furnizor?

Faptul că partenerul nostru nu furnizează o FDS împreună cu produsul nu înseamnă neapărat că acționează ilegal. Multe produse chimice nu necesită FDS. Excepțiile sunt determinate în principal în funcție de utilizare și clasificare.

Totuși, lipsa unei FDS poate fi problematică în practică. În astfel de cazuri, trebuie adesea să ne justificăm în fața partenerilor sau a autorităților. Există însă obligația minimă de a furniza informații – iar cea mai simplă modalitate este să furnizăm sau să elaborăm o FDS.

Recomandăm să solicitați o FDS chiar și pentru produsele pentru care nu există obligație, iar dacă este într-o limbă străină, să fie tradusă/adaptată. Dacă furnizorul nu o furnizează, cereți unui expert să o redacteze sau rezumați datele disponibile într-un document cu o structură similară FDS, dar fără a-l intitula „FDS”, pentru a evita cerințele formale, păstrând însă informațiile esențiale.

5. Când și în ce formă trebuie să furnizez FDS clienților mei?

Fișa cu date de securitate trebuie predată clientului la prima livrare a produsului. Pentru livrările ulterioare, trebuie furnizată din nou doar dacă există o versiune actualizată a FDS.

Predarea FDS trebuie să fie întotdeauna demonstrabilă și documentată. În cazul unui control, trebuie să puteți dovedi că clientul a primit-o.

Reglementările cer o predare „activă”, nu o simplă disponibilitate „pasivă”. De aceea, o FDS încărcată pe un site web nu este considerată o predare validă.

O bună practică este trimiterea FDS prin e-mail, predarea ei împreună cu documentele de livrare (de ex. avizul de expediție) sau cu factura. Disponibilitatea pe un site web este acceptabilă doar dacă există o înregistrare sau o trasabilitate digitală care să servească drept dovadă.

Predarea poate fi făcută electronic, pe suport fizic sau pe hârtie (dar întotdeauna gratuit).

6. Distribuitorul are un rol în etichetare?

Dacă sunteți revânzător, partenerul dumneavoastră trebuie să fi etichetat deja produsele în limba locală, conform reglementărilor în vigoare (dacă nu, nu le acceptați). În practică, ambalajul se poate deteriora împreună cu eticheta; în acest caz, trebuie să reetichetați (sau să returnați produsul partenerului). Nu puteți distribui un produs cu etichetare incorectă sau lipsă.

Rețineți că legislația privind siguranța chimică este într-o continuă schimbare. Verificați întotdeauna coerența dintre FDS și etichetă la recepție. Este obișnuit să primiți o versiune nouă a FDS fără ca eticheta să fie actualizată (sau invers).

În calitate de distribuitor responsabil de introducerea pe piață, este responsabilitatea dumneavoastră să vă asigurați că eticheta în limba oficială corespunde FDS-ului. Dacă produsul este livrat cu o etichetă multilingvă, verificați traducerea și conformitatea cu FDS-ul.

Avem aceleași rezerve față de etichetele redactate în străinătate ca și față de FDS-urile generate de software.

7. Am respectat toate obligațiile – acum este totul în regulă?

Da, distribuția poate începe – dar sarcinile dumneavoastră în domeniul siguranței chimice nu s-au încheiat.

FDS-urile, proiectele de etichete și notificările trebuie revizuite sau actualizate periodic.

Motivele pot fi modificări legislative, variații de compoziție sau informații noi despre produs care justifică actualizări.

Orice modificare substanțială a FDS trebuie notificată prin portalul PCN, dacă sunteți supuși obligației de notificare.

Pentru a urmări eficient modificările, alegeți un furnizor care să vă informeze activ despre actualizări. Simplul fapt că a încărcat FDS pe site-ul său nu constituie o informare validă.

Este esențial ca firma dumneavoastră să dezvolte o strategie pentru a asigura conformitatea pe termen lung cu legislația privind siguranța chimică.

8. Am auzit de REACH, dar nu se aplică distribuitorilor, nu-i așa?

Regulamentul REACH se aplică tuturor actorilor din lanțul de aprovizionare, inclusiv distribuitorilor.

Distribuitorii au un rol esențial în fluxul de informații dintre clienți (utilizatori finali), producători și importatori (principalii deținători de date).

În practică, fluxul de informații REACH reprezintă o funcție activă de intermediere. Transmiterea FDS către clienți face parte din acest proces, dar distribuitorul poate avea și alte obligații de comunicare.

9. La ce trebuie să mă aștept în cazul unui control?

În primul rând, colaborați cu autoritățile de control – este în interesul ambelor părți (inclusiv al dumneavoastră).

Principalele puncte verificate în cadrul inspecției vor depinde de „statutul” menționat anterior. La final se va redacta un raport cu rezultatele.

FAQ – Întrebări frecvente și răspunsuri privind siguranța chimică