Les 9 points les plus importants sur la distribution de produits chimiques

Boussole de la sécurité chimique – Les 9 points les plus importants à connaître sur la distribution de produits chimiques

Avec l’augmentation de la demande de produits chimiques, de nouveaux acteurs du marché (distributeurs) sont apparus, sans expérience ni connaissance des réglementations en matière de sécurité chimique qui encadrent notamment le commerce de ces produits.

Dans cet article, nous vous guidons à travers les questions les plus importantes afin que vous puissiez commencer à distribuer des produits chimiques en toute connaissance de cause.

1. Les responsabilités en matière de sécurité chimique sont-elles les mêmes pour tous les distributeurs ?

Certainement pas.

La première étape consiste à établir le « statut » de l’entreprise, qui doit être déterminé individuellement pour chaque produit. Il en découle logiquement qu’une entreprise peut avoir plusieurs rôles en même temps.

Les rôles et responsabilités dépendent principalement de la provenance du produit chimique. En réalité, cela dépend surtout de la partie réellement considérée comme « fournisseur » et, par conséquent, de celle qui sera le vendeur ou l’acheteur dans le pays où le produit sera mis sur le marché.

C’est le premier et le plus important point où même de nombreux « experts » en sécurité chimique commettent des erreurs logiques (souvent en se basant uniquement sur une définition REACH ou CLP) et définissent à tort les responsabilités de l’entreprise concernée.

Nous ne tomberons pas dans ce piège et l’illustrerons par un exemple simple :

Si vous achetez un produit auprès d’une société allemande et souhaitez ensuite le vendre dans un autre État membre (par exemple en Hongrie), est-ce la société allemande qui met le produit sur le marché hongrois ou est-ce votre entreprise ?

La bonne réponse est : cela peut être l’un ou l’autre, selon qui organise (et paie) la livraison.

En d’autres termes : si la société allemande transporte le produit en Hongrie, alors l’entreprise hongroise est « revendeur » du produit, car l’entreprise allemande a déjà mis le produit sur le marché hongrois.

Si, en revanche, l’entreprise hongroise organise le transport vers la Hongrie, cela signifie qu’elle « va chercher le produit en Allemagne », et donc que le partenaire allemand a vendu le produit en Allemagne et que l’entreprise hongroise est le « distributeur responsable de la mise sur le marché en Hongrie ».

Nous ne traitons pas ici de l’approvisionnement en dehors de l’EEE, car cela est considéré comme une importation et correspond à un statut totalement différent (dans ce cas, l’entreprise n’est pas considérée comme distributeur, mais comme importateur selon la législation applicable). Cet article ne s’adresse pas aux importateurs, bien que certaines obligations décrites ici leur soient également applicables (avec toutefois des responsabilités plus lourdes).

Il convient également de noter que pour certains types de produits spécifiques (par ex. produits biocides), les distributeurs peuvent avoir des responsabilités supplémentaires. Nous ne les traiterons pas dans cet article.

Ne poursuivez pas la lecture de cet article si :

vous transférez le produit d’un grand conditionnement dans un plus petit avant la distribution
vous réalisez d’autres activités que la manipulation, le stockage et la vente
vous reconditionnez, réétiquetez ou re-marquez le produit

car dans les cas ci-dessus, le statut de votre entreprise devient « utilisateur en aval », avec des responsabilités totalement différentes en matière de sécurité chimique.

2. Quels documents et autorisations dois-je avoir pour distribuer dans un État membre ?

Vous aurez besoin de la fiche de données de sécurité (FDS) et du projet d’étiquette dans la langue de l’État membre. Si le produit est classé comme dangereux, une notification PCN est également nécessaire (à ne pas confondre avec une autorisation ou un enregistrement REACH) pour commencer la mise sur le marché. Seuls certains produits spécifiques comme les biocides ou les pesticides nécessitent une autorisation.

3. Le fournisseur est-il obligé de me fournir une FDS dans la langue officielle du pays où je vends le produit ou dois-je la faire traduire ?

Si votre entreprise est la première à mettre le produit sur le marché d’un pays, vous êtes responsable de la fiche de données de sécurité dans la langue officielle de ce pays.

Et ici, l’accent est mis sur le mot responsabilité…

Supposons que vous souhaitiez mettre le produit sur le marché en Hongrie. Il est possible que votre partenaire (étranger) fournisse une FDS en hongrois (même s’il n’y est pas obligé), mais elle doit toujours être considérée avec prudence (ces FDS sont souvent générées par logiciel).

Nous vous conseillons de demander dans ce cas la FDS « originale » dans la langue étrangère, car si l’autorité ou le partenaire découvre des erreurs ou des incohérences, ce document servira de base pour corriger les lacunes. Dans tous les cas, il est recommandé de faire relire professionnellement ces FDS avant de les utiliser pour l’enregistrement ou de les transmettre à un partenaire.

Si vous ne recevez qu’une FDS en langue étrangère, vous devez la faire traduire. Il n’y a pas de restriction : vous pouvez la traduire vous-même, via une agence de traduction ou une société spécialisée. Notez qu’une « traduction » de FDS implique aussi la vérification des classifications, des références légales, du contenu et de la forme, ainsi que de nombreux aspects techniques. La responsabilité vous incombe ; choisissez la meilleure solution.

Les revendeurs n’ont donc plus cette responsabilité. Il appartient au fournisseur de fournir une FDS dans la langue officielle de l’État membre et conforme à la législation en vigueur. Il est néanmoins important de vérifier quels documents vous acceptez et transmettez ensuite à vos partenaires, car cela influence l’image de votre entreprise et peut perturber la distribution. Le prix ne doit donc pas être le seul critère dans le choix du fournisseur.

4. Que faire si je ne reçois pas de FDS de mon fournisseur ?

Le fait que notre partenaire ne fournisse pas de FDS avec le produit ne signifie pas nécessairement qu’il agit de manière illégale. De nombreux produits chimiques ne nécessitent pas de FDS. Les exemptions sont définies principalement en fonction de l’utilisation et de la classification du produit.

Cependant, dans la pratique, l’absence de FDS peut poser des problèmes. Dans ces cas, nous devons souvent nous justifier auprès de nos partenaires ou des autorités. Néanmoins, nous avons une obligation minimale de fourniture d’informations, et la solution la plus simple reste de fournir ou d’élaborer une FDS.

Nous recommandons de demander une FDS même pour les produits non soumis à cette obligation, et de la faire traduire/adapter si elle est en langue étrangère. Si le fournisseur n’en fournit pas, faites-en rédiger une par un expert ou résumez les données disponibles dans un document similaire à la structure d’une FDS, mais sans l’intituler « FDS » afin d’éviter les exigences légales de forme et de contenu, tout en transmettant les informations essentielles.

5. Quand et sous quelle forme dois-je fournir une FDS à mes clients ?

La fiche de données de sécurité doit être remise au client lors de la première livraison du produit. Pour des livraisons continues, une nouvelle remise n’est nécessaire qu’en cas de version mise à jour de la FDS.

La transmission de la FDS doit toujours être vérifiable et documentée. En cas de contrôle, il faudra prouver que le client l’a bien reçue.

Les règlements exigent une remise « active », et non une simple mise à disposition passive. C’est pourquoi une FDS mise en ligne sur un site web n’est pas considérée comme une remise valide.

Bonne pratique : envoyer la FDS par e-mail, la remettre avec les documents d’expédition (par ex. bon de livraison) ou avec la facture. La mise à disposition sur un site web est acceptable uniquement si une inscription ou une traçabilité numérique permet d’en justifier la transmission.

La remise peut donc se faire par voie électronique, sur support physique ou imprimé (mais toujours gratuitement).

6. Le distributeur a-t-il un rôle dans l’étiquetage ?

Si vous êtes revendeur, votre partenaire doit avoir déjà étiqueté les produits dans la langue officielle locale conformément à la réglementation en vigueur (sinon, ne les acceptez pas). En pratique, l’emballage peut être endommagé et l’étiquette avec lui ; dans ce cas, vous devrez réétiqueter (ou renvoyer le produit au partenaire). Vous ne pouvez pas distribuer un produit mal étiqueté ou non étiqueté.

Gardez à l’esprit que la législation sur la sécurité chimique évolue en permanence. Vérifiez donc toujours la cohérence entre la FDS et l’étiquette à la réception. Il est fréquent de recevoir une nouvelle version de FDS sans que l’étiquetage ait été mis à jour (ou inversement).

En tant que distributeur responsable de la mise sur le marché, il est de votre responsabilité de vous assurer que l’étiquette dans la langue officielle correspond bien à la FDS. Si le produit est livré avec une étiquette multilingue, vous devez vérifier la traduction et la conformité de l’étiquette à la FDS.

Nous avons les mêmes réserves concernant les étiquettes rédigées à l’étranger que pour les FDS générées par logiciel.

7. Ai-je rempli toutes mes obligations ?

Oui, vous pouvez commencer la distribution, mais vos tâches en matière de sécurité chimique ne s’arrêtent pas là.

Les FDS, projets d’étiquettes et notifications doivent être régulièrement revus ou mis à jour.

Cela peut être dû à des changements législatifs, à des modifications de composition ou à de nouvelles informations sur le produit nécessitant une mise à jour.

Toute modification substantielle d’une FDS doit être notifiée via le portail PCN, si vous êtes responsable de la déclaration.

Pour suivre efficacement ces changements, choisissez un fournisseur qui vous informe activement des mises à jour. La simple mise en ligne d’une FDS sur son site web ne constitue pas une information valide.

Il est essentiel que votre entreprise élabore une stratégie pour assurer la conformité à long terme avec la réglementation sur la sécurité chimique.

8. REACH ne s’applique pas aux distributeurs, n’est-ce pas ?

Le règlement REACH concerne tous les acteurs de la chaîne d’approvisionnement, y compris les distributeurs.

Les distributeurs jouent un rôle clé dans le flux d’informations entre les clients (utilisateurs finaux), les fabricants et les importateurs (principaux détenteurs des données).

En pratique, la circulation des informations REACH est une fonction d’intermédiaire actif. La transmission de la FDS aux clients en fait partie, mais le distributeur peut avoir d’autres obligations de communication.

9. À quoi dois-je m’attendre lors d’une inspection ?

Avant tout, coopérez avec les autorités de contrôle – c’est dans l’intérêt des deux parties (y compris le vôtre).

Les points vérifiés dépendront des « statuts » mentionnés précédemment. À l’issue de l’inspection, un rapport sera rédigé.

FAQ – Questions fréquentes et réponses sur la sécurité chimique