Die 9 wichtigsten Dinge über den Vertrieb von Chemikalien

Kompass für chemische Sicherheit – Die 9 wichtigsten Dinge, die man über den Vertrieb von chemischen Produkten wissen sollte

 

Da die Nachfrage nach chemischen Produkten gestiegen ist, sind neue Marktteilnehmer (Händler) aufgetreten, die noch keine Erfahrung oder Kenntnisse über die Vorschriften zur chemischen Sicherheit haben, die den Handel (unter anderem) mit diesen Produkten regeln.

In diesem Artikel führen wir Sie durch die wichtigsten Fragen, die beantwortet werden müssen, damit Sie mit dem Handel von chemischen Produkten mit dem nötigen Wissen beginnen können.

 

1. Gelten für alle Händler die gleichen Verantwortlichkeiten im Bereich der chemischen Sicherheit?

Ganz sicher nicht.

Als erster Schritt ist es wichtig, den „Status“ des Unternehmens festzulegen, der individuell für jedes Produkt bestimmt werden sollte. Daraus ergibt sich logisch, dass ein Unternehmen mehrere Rollen gleichzeitig haben kann.

Die Rollen und Verantwortlichkeiten hängen in erster Linie davon ab, woher das chemische Produkt bezogen wird. Um genau zu sein, hängt es vor allem davon ab, welche der an der Transaktion beteiligten Parteien der tatsächliche „Lieferant“ des Produkts ist und welche Partei folglich der Verkäufer oder Käufer in dem Land ist, in dem das Produkt in Verkehr gebracht wird.

Dies ist der erste und wichtigste Punkt, bei dem selbst viele „Experten“ für chemische Sicherheit einer fehlerhaften Logik folgen (in der Regel basierend auf einer einseitigen oder ausschließlich REACH- oder CLP-Definition) und die Verantwortlichkeiten des betreffenden Unternehmens falsch definieren.

Wir werden nicht in diese Falle tappen und ein einfaches Beispiel verwenden, um den Punkt zu verdeutlichen:

Wenn Sie ein Produkt z. B. von einem deutschen Unternehmen kaufen und es später in einem Mitgliedstaat (z. B. in Ungarn) verkaufen möchten – ist dann das deutsche Unternehmen dasjenige, das das Produkt zuerst auf den ungarischen Markt bringt, oder ist es Ihr Unternehmen?

Die richtige Antwort lautet: Es kann beides sein, je nachdem, wer die Lieferung organisiert (bezahlt).

Mit anderen Worten: Wenn das deutsche Unternehmen das Produkt nach Ungarn transportiert, dann ist das ungarische Unternehmen der „Wiederverkäufer“ der gekauften Waren, da das deutsche Unternehmen das Produkt bereits auf den ungarischen Markt gebracht hat.

Wenn jedoch das ungarische Unternehmen den Transport nach Ungarn organisiert, bedeutet das praktisch, dass es „nach Deutschland fährt, um es abzuholen“, was bedeutet, dass der deutsche Partner das Produkt in Deutschland verkauft hat und das ungarische Unternehmen der „Händler mit der Verantwortung für das Inverkehrbringen in Ungarn“ ist.

Wir haben bewusst nicht den Bezug aus einem Nicht-EWR-Land angesprochen, da dies als Import gilt und somit einer völlig anderen Klassifizierung unterliegt (tatsächlich kann das Unternehmen in diesem Fall nicht einmal als Händler eingestuft werden, da der Status „Importeur“ in der einschlägigen Gesetzgebung als eigene Kategorie aufgeführt ist). Dieser Artikel richtet sich nicht an Importeure, obwohl die hier beschriebenen Pflichten auch für sie gelten (sie haben jedoch erheblich mehr Verpflichtungen und größere Verantwortlichkeiten).

Wir sollten auch erwähnen, dass Händler bei bestimmten speziellen Produkttypen (z. B. Biozidprodukten) zusätzliche Pflichten haben können, diese werden wir in diesem Artikel jedoch nicht behandeln.

Lesen Sie diesen Artikel nicht weiter, wenn

  • Sie das Produkt vor dem Vertrieb aus einer großen Verpackung in eine kleinere umfüllen
  • Sie mit dem Produkt andere Tätigkeiten als Handhabung, Lagerung und Verkauf durchführen
  • Sie das Produkt umverpacken, neu etikettieren oder ummarken

denn in den oben genannten Fällen ändert sich der Status Ihres Unternehmens zu „nachgeschaltetem Anwender“ und Sie haben (möglicherweise) völlig andere Verantwortlichkeiten im Bereich der chemischen Sicherheit.

 

2. Welche Dokumente und Lizenzen benötige ich, um in einem Mitgliedstaat zu vertreiben?

Sie benötigen das Sicherheitsdatenblatt und den Etikettenentwurf des Produkts in der Sprache des Mitgliedstaats. Wenn das Produkt als gefährlich eingestuft ist, benötigen Sie außerdem eine PCN-Meldung (nicht zu verwechseln mit anderen Genehmigungen oder REACH-Registrierungen), um mit dem Inverkehrbringen beginnen zu können. Nur bestimmte Produkte wie Biozidprodukte oder Pflanzenschutzmittel müssen zugelassen werden.

 

3. Ist der Lieferant verpflichtet, mir ein Sicherheitsdatenblatt in der Amtssprache des Landes, in dem ich das Produkt verkaufe, bereitzustellen, oder muss ich es übersetzen lassen?

Wenn Ihr Unternehmen das erste ist, das das Produkt in einem bestimmten Land in Verkehr bringt, sind Sie für das Sicherheitsdatenblatt in der Amtssprache des Landes verantwortlich.

Und hier liegt die Betonung auf dem Wort Verantwortung…

Angenommen, Sie möchten das Produkt in Ungarn in Verkehr bringen. Es ist möglich, dass Ihr (ausländischer) Partner ein ungarisches Sicherheitsdatenblatt mitliefert (auch wenn er nicht dazu verpflichtet ist), dies sollte jedoch immer mit Vorbehalt behandelt werden (typischerweise werden solche Sicherheitsdatenblätter durch Software erstellt).

Wir empfehlen Ihnen, in solchen Fällen das „originale“ fremdsprachige Sicherheitsdatenblatt anzufordern, denn wenn die Behörde/der Partner Fehler oder Inkonsistenzen in dem Dokument entdeckt, kann es auf Grundlage dieses Dokuments korrigiert werden. In jedem Fall ist es empfehlenswert, diese Sicherheitsdatenblätter professionell überprüfen zu lassen, bevor sie für Registrierungen oder zur Weitergabe an Partner verwendet werden.

Wenn Sie nur ein fremdsprachiges Sicherheitsdatenblatt erhalten, müssen Sie es übersetzen lassen. Es gibt keine Einschränkungen bei der Übersetzung – Sie können es selbst übersetzen oder eine Übersetzungsagentur oder ein Fachunternehmen damit beauftragen. Wichtig ist zu beachten, dass die „Übersetzung“ eines Sicherheitsdatenblatts auch die Überprüfung der Einstufungen, der Rechtsverweise, des Inhalts und der Form sowie vieler anderer technischer Aspekte beinhaltet. Die Verantwortung liegt bei Ihnen – prüfen Sie Ihre Optionen und wählen Sie die beste Lösung.

Wiederverkäufer haben diese Verantwortung daher nicht mehr. Es ist die Pflicht des Lieferanten, ein Sicherheitsdatenblatt in der Amtssprache des Mitgliedstaates und in Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung bereitzustellen. Auch hier ist es jedoch wichtig, welche Dokumente Sie akzeptieren und anschließend an Ihre Partner weitergeben. Es ist auch ein PR-Instrument, das das Image Ihres Unternehmens in den Augen Ihrer Partner beeinflussen oder den Vertrieb Ihres Produkts stören kann. Bei der Wahl eines Lieferpartners sollte daher nicht nur der Preis, sondern auch die oben genannten Aspekte berücksichtigt werden.

 

4. Was soll ich tun, wenn ich vom Lieferanten kein Sicherheitsdatenblatt erhalte?

Allein die Tatsache, dass unser Partner kein Sicherheitsdatenblatt mit dem Produkt liefert, bedeutet nicht, dass er nicht rechtmäßig gehandelt hat. Es gibt viele chemische Produkte, für die kein Sicherheitsdatenblatt erforderlich ist. Ausnahmen oder Erleichterungen werden in erster Linie auf Grundlage der Verwendung und der Gefahreneinstufung des Produkts bestimmt.

Nach unserer Erfahrung kann das Fehlen eines Sicherheitsdatenblatts für ein chemisches Produkt in der täglichen Praxis problematisch sein. In solchen Fällen müssen wir uns ständig gegenüber Partnern oder Behörden rechtfertigen (nachweisen, dass das Produkt nicht als gefährlich eingestuft ist, was ohne Sicherheitsdatenblatt schwer zu belegen ist). Dennoch haben wir in solchen Fällen eine Mindestpflicht zur Bereitstellung von Informationen – und die einfachste und akzeptabelste Möglichkeit, Informationen bereitzustellen, besteht darin, ein Sicherheitsdatenblatt bereitzustellen oder erstellen zu lassen.

Wir empfehlen, auch für Produkte, für die keine SDS-Pflicht besteht, ein Sicherheitsdatenblatt beim Lieferanten anzufordern und es (falls es in einer Fremdsprache vorliegt) übersetzen und anpassen zu lassen – genauso, wie wir es für andere SDS-pflichtige Produkte vorgeschlagen haben. Wenn der Lieferant kein Sicherheitsdatenblatt liefert, lassen Sie eines von einem Experten erstellen oder fassen Sie die verfügbaren Daten und Informationen über das Produkt in einem Dokument mit ähnlicher Struktur wie das Sicherheitsdatenblatt zusammen. In diesem Fall ist es wichtig, das Dokument nicht als „Sicherheitsdatenblatt“ zu bezeichnen, da es sonst den formalen Anforderungen eines SDS unterliegt – dennoch ermöglicht es die Weitergabe grundlegender und notwendiger Informationen.

 

5. Wann und in welcher Form muss ich meinen Kunden ein Sicherheitsdatenblatt zur Verfügung stellen?

Das Sicherheitsdatenblatt muss dem Kunden bei der ersten Lieferung des Produkts ausgehändigt werden. Bei mehreren (fortlaufenden) Lieferungen muss ein SDS nur erneut zur Verfügung gestellt werden, wenn in der Zwischenzeit eine neue Version des Sicherheitsdatenblatts vorliegt.

In jedem Fall muss das Sicherheitsdatenblatt auf nachweisbare und dokumentierte Weise übergeben werden, da wir im Falle einer behördlichen Kontrolle nachweisen müssen, dass wir es dem Kunden übergeben haben.

Es ist wichtig zu verstehen, dass die einschlägigen Vorschriften eine „aktive“ Übergabe erfordern und nicht eine „passive“ Verfügbarkeit. Sobald Sie den Unterschied zwischen den beiden Ansätzen verstehen, werden Sie verstehen, warum ein auf einer Firmenwebsite hochgeladenes Sicherheitsdatenblatt keine gültige Übergabe darstellt.

Gute Praxis für die Übergabe eines SDS ist es, es per E-Mail zu senden oder bei der Übermittlung der Lieferdokumente (z. B. eines Lieferscheins) oder bei Rechnungsstellung zu übergeben. Die Bereitstellung auf einer Website erfüllt die Anforderungen nur dann, wenn eine Registrierung auf der Website erforderlich ist oder wenn eine „digitale Spur“ hinterlassen wird, die später als Nachweis dienen kann.

Wie oben ersichtlich, kann die Übergabe eines SDS elektronisch, auf einem Datenträger oder in gedruckter Form erfolgen (aber immer kostenlos).

 

6. Hat der Händler Aufgaben in Bezug auf die Kennzeichnung?

Wenn Sie Wiederverkäufer sind, muss Ihr Partner die Produkte bereits in der lokalen Amtssprache gemäß den geltenden Vorschriften etikettiert haben (wenn nicht, übernehmen Sie sie nicht). In der Praxis kann es jedoch vorkommen, dass die Verpackung beschädigt ist und damit auch die Etikettierung – in diesem Fall müssen Sie sie neu etikettieren (oder wie vereinbart an Ihren Partner zurücksenden). Sie dürfen das Produkt nicht mit fehlerhafter, beschädigter oder fehlender Etikettierung vertreiben.

Bitte beachten Sie, dass sich die Vorschriften zur chemischen Sicherheit ständig ändern. Daher sollten Sie bei jedem Wareneingang die Übereinstimmung zwischen Sicherheitsdatenblatt und Etikett prüfen. In vielen Fällen liegt Ihnen möglicherweise eine neuere Version des Sicherheitsdatenblatts vor, während die Etikettierung nicht entsprechend aktualisiert wurde (oder umgekehrt).

Als der für das Inverkehrbringen im Mitgliedstaat verantwortliche Händler liegt es in Ihrer Verantwortung, sicherzustellen, dass die Etikettierung in der Amtssprache mit dem Sicherheitsdatenblatt übereinstimmt. Es ist möglich, dass der ausländische Partner das Produkt bereits mit einer mehrsprachigen Etikettierung geliefert hat. In diesem Fall sollten Sie die Formulierungen (Übersetzung) und die Übereinstimmung der Etikettierung mit dem Sicherheitsdatenblatt prüfen – so wie es für Wiederverkäufer üblich ist.

Wir haben dieselben fachlichen Vorbehalte gegenüber im Ausland erstellten fremdsprachigen Etiketten wie gegenüber durch Software erstellten Sicherheitsdatenblättern.

 

7. Ich habe alle meine Verpflichtungen erfüllt – ist jetzt alles in Ordnung?

Ja, der Vertrieb kann beginnen – Ihre Aufgaben im Bereich der chemischen Sicherheit sind jedoch noch nicht abgeschlossen.

Produktbezogene Sicherheitsdatenblätter, Etikettenentwürfe und Meldungen müssen aus verschiedenen Gründen überprüft oder geändert werden.

Gründe für Änderungen können Gesetzesänderungen sein, Änderungen auf Seiten des Herstellers, die die Zusammensetzung beeinflussen können, oder neue Informationen über das Produkt, die Änderungen im Sicherheitsdatenblatt und entsprechend in der Etikettierung rechtfertigen können.

Wie bereits erwähnt, müssen alle wesentlichen Änderungen im Sicherheitsdatenblatt über das PCN-Meldeportal den Behörden übermittelt werden, indem Sie Ihre vorherige Meldung aktualisieren (sofern Sie meldepflichtig sind).

Um Änderungen nachverfolgen zu können, wählen Sie einen Lieferanten, der bereit ist, Sie aktiv über Änderungen zu informieren (die Tatsache, dass er das Sicherheitsdatenblatt auf seiner Website aktualisiert hat, stellt keine Information dar).

Für den Vertrieb chemischer Produkte ist es unerlässlich, dass Ihr Unternehmen eine Strategie entwickelt, um die langfristige Einhaltung der Vorschriften zur chemischen Sicherheit zu gewährleisten.

 

8. Ich habe von REACH gehört, aber es gilt nicht für Händler, oder?

Die REACH-Verordnung betrifft alle Teilnehmer der Lieferkette, einschließlich der Händler.

Händler haben eine wichtige Rolle und damit auch eine Verpflichtung im Informationsfluss zwischen Kunden (Endverbrauchern), Herstellern und Importeuren (als Hauptdateninhaber).

In der Praxis ist der Informationsfluss gemäß REACH eine aktive Vermittlungsfunktion. Die Weitergabe des Sicherheitsdatenblatts an die Kunden dient (teilweise) diesem Zweck. Der Händler kann jedoch noch weitere Aufgaben im Rahmen seiner Kommunikationspflichten haben.

 

9. Worauf muss ich mich bei einer Inspektion vorbereiten?

Kooperieren Sie in erster Linie mit den Kontrollbehörden – das liegt im Interesse beider Parteien (auch in Ihrem).

Die Schwerpunkte der Vor-Ort-Inspektion werden durch die zuvor besprochenen „Status“ bestimmt. Am Ende wird ein Bericht über die Ergebnisse erstellt.

FAQ – Häufig gestellte Fragen und Antworten zur chemischen Sicherheit

 

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