Le 9 cose più importanti sulla distribuzione di prodotti chimici

Bussola per la sicurezza chimica – Le 9 cose più importanti da sapere sulla distribuzione di prodotti chimici

Con l’aumento della domanda di prodotti chimici, sono comparsi nuovi operatori di mercato (distributori) senza esperienza né conoscenza delle normative di sicurezza chimica che regolano, tra le altre cose, la commercializzazione di tali prodotti.

In questo articolo vi guideremo attraverso le questioni più importanti da affrontare per poter iniziare a distribuire prodotti chimici con la consapevolezza necessaria.

1. Le responsabilità in materia di sicurezza chimica sono le stesse per tutti i distributori?

Assolutamente no.

Il primo passo consiste nel definire lo “status” dell’azienda, che deve essere determinato individualmente per ciascun prodotto. Ne consegue logicamente che un’azienda può avere più ruoli contemporaneamente.

I ruoli e le responsabilità dipendono principalmente dalla provenienza del prodotto chimico. In concreto, dipendono soprattutto da quale parte coinvolta nella transazione è il reale “fornitore” del prodotto e quindi chi sarà il venditore o l’acquirente nel Paese in cui il prodotto viene immesso sul mercato.

Questo è il primo e più importante punto su cui anche molti “esperti” di sicurezza chimica cadono in errore (di solito basandosi su una definizione unilaterale, solo REACH o CLP) e definiscono in modo errato le responsabilità dell’azienda in questione.

Non cadremo in questa trappola e useremo un esempio semplice per chiarire:

Se acquistate un prodotto da un’azienda tedesca e successivamente volete venderlo in un altro Stato membro (ad esempio in Ungheria) – è l’azienda tedesca a immettere il prodotto sul mercato ungherese o è la vostra azienda?

La risposta corretta è: può essere l’una o l’altra, a seconda di chi organizza (e paga) la consegna.

In altre parole: se l’azienda tedesca trasporta il prodotto in Ungheria, allora l’azienda ungherese è “rivenditore” delle merci acquistate, poiché l’azienda tedesca ha già immesso il prodotto sul mercato ungherese.

Se invece è l’azienda ungherese a organizzare il trasporto in Ungheria, significa praticamente che “va a ritirarlo in Germania”, il che vuol dire che il partner tedesco ha venduto il prodotto in Germania e l’azienda ungherese è il “distributore responsabile dell’immissione sul mercato in Ungheria”.

Non trattiamo qui l’approvvigionamento da Paesi extra-SEE, poiché in questo caso si parla di importazione, con una classificazione del tutto diversa (l’azienda non può essere considerata distributore, bensì “importatore”, come previsto dalla normativa applicabile). Questo articolo non è rivolto agli importatori, anche se gli obblighi descritti si applicano anche a loro (con responsabilità più ampie).

Va inoltre sottolineato che, per alcuni tipi di prodotti specifici (ad esempio biocidi), i distributori possono avere ulteriori obblighi. In questo articolo non li approfondiremo.

Non continuate a leggere questo articolo se:

trasferite il prodotto da un grande imballaggio a uno più piccolo prima della distribuzione
svolgete con il prodotto attività diverse dalla manipolazione, stoccaggio e vendita
riconfezionate, rietichettate o rimarchiate il prodotto

perché in questi casi lo status della vostra azienda diventa “utilizzatore a valle” e le responsabilità in materia di sicurezza chimica cambiano radicalmente.

2. Quali documenti e licenze servono per distribuire in uno Stato membro?

Avrete bisogno della scheda di sicurezza (SDS) e del progetto di etichetta del prodotto nella lingua dello Stato membro. Se il prodotto è classificato come pericoloso, è richiesta anche una notifica PCN (da non confondere con autorizzazioni o registrazioni REACH) per avviare l’immissione sul mercato. Solo alcuni prodotti specifici come i biocidi o i fitosanitari richiedono autorizzazioni.

3. Il fornitore è obbligato a fornirmi la SDS nella lingua ufficiale del Paese in cui vendo il prodotto, o devo tradurla?

Se la vostra azienda è la prima a immettere il prodotto sul mercato in un Paese, siete responsabili della scheda di sicurezza nella lingua ufficiale di quel Paese.

Ed è qui che la parola chiave è responsabilità…

Poniamo il caso che vogliate immettere un prodotto sul mercato ungherese. È possibile che il vostro partner straniero vi fornisca una SDS in ungherese (anche se non obbligato), ma dovrebbe sempre essere considerata con cautela (queste SDS sono spesso generate da software).

Consigliamo in questi casi di richiedere la SDS “originale” nella lingua straniera, perché se l’autorità/il partner scopre errori o incongruenze, sarà questo documento a fare fede per correggere il contenuto. In ogni caso, è sempre meglio far revisionare professionalmente queste SDS prima di utilizzarle per registrazioni o trasmetterle ai partner.

Se ricevete solo una SDS in lingua straniera, dovete farla tradurre. Non ci sono restrizioni: potete tradurla voi stessi, tramite un’agenzia di traduzioni o una società specializzata. Tenete presente che una “traduzione” di SDS comporta anche la verifica delle classificazioni, riferimenti normativi, contenuto, forma e altri aspetti tecnici. La responsabilità resta vostra: valutate le opzioni e scegliete la soluzione migliore.

I rivenditori non hanno più questa responsabilità. È compito del fornitore fornire una SDS nella lingua ufficiale dello Stato membro e conforme alla legislazione vigente. Anche qui, però, è importante verificare quali documenti accettate e trasmettete ai vostri partner, perché ciò influisce sull’immagine della vostra azienda e può compromettere la distribuzione. Il prezzo non dovrebbe quindi essere l’unico criterio nella scelta del fornitore.

4. Cosa fare se non ricevo una SDS dal mio fornitore?

Il fatto che il nostro partner non fornisca una SDS con il prodotto non significa necessariamente che stia agendo illegalmente. Molti prodotti chimici non richiedono una SDS. Le esenzioni dipendono principalmente dall’uso e dalla classificazione del prodotto.

Tuttavia, nella pratica, la mancanza di una SDS può essere problematica. In tali casi dobbiamo spesso giustificarci con partner o autorità. Ciononostante, esiste un obbligo minimo di fornire informazioni – e il modo più semplice e accettato è fornire o far redigere una SDS.

Raccomandiamo di richiedere una SDS anche per i prodotti non soggetti a obbligo e, se in lingua straniera, di tradurla/adattarla. Se il fornitore non la fornisce, fatevela preparare da un esperto o riassumete i dati disponibili in un documento con struttura simile alla SDS, ma senza chiamarlo “SDS”, in modo da non essere soggetto ai requisiti formali, pur trasmettendo le informazioni essenziali.

5. Quando e in che forma devo fornire la SDS ai clienti?

La scheda di sicurezza deve essere fornita al cliente alla prima consegna del prodotto. Per forniture continue, una nuova consegna è necessaria solo se è disponibile una versione aggiornata della SDS.

La consegna della SDS deve sempre essere dimostrabile e documentata. In caso di controllo, dovrete provare che il cliente l’ha ricevuta.

Le normative richiedono una consegna “attiva” e non una semplice disponibilità “passiva”. Per questo una SDS caricata sul sito web non è una consegna valida.

Buona pratica è inviare la SDS via e-mail, fornirla insieme ai documenti di spedizione (es. bolla di consegna) o con la fattura. La disponibilità su un sito web è accettata solo se è richiesta una registrazione o se vi è una tracciabilità digitale utilizzabile come prova.

La consegna può avvenire quindi per via elettronica, su supporto fisico o stampata (ma sempre gratuitamente).

6. Il distributore ha un ruolo nell’etichettatura?

Se siete rivenditori, il vostro partner deve aver già etichettato i prodotti nella lingua locale, in conformità alle normative vigenti (se non lo ha fatto, non accettateli). In pratica, l’imballaggio può essere danneggiato insieme all’etichetta; in tal caso, dovrete rietichettare (o restituire al partner). Non potete distribuire prodotti mal etichettati o senza etichetta.

Tenete presente che la normativa sulla sicurezza chimica è in continua evoluzione. Controllate sempre la coerenza tra SDS ed etichetta alla ricezione. È frequente avere una nuova versione della SDS senza che l’etichetta sia stata aggiornata (o viceversa).

In quanto distributori responsabili dell’immissione sul mercato, è vostra responsabilità garantire che l’etichetta nella lingua ufficiale corrisponda alla SDS. Se il prodotto è fornito con un’etichetta multilingue, verificate la traduzione e la conformità con la SDS.

Abbiamo le stesse riserve sulle etichette redatte all’estero come per le SDS generate da software.

7. Ho rispettato tutti i miei obblighi – è tutto a posto ora?

Sì, la distribuzione può iniziare – ma i vostri compiti in materia di sicurezza chimica non sono ancora terminati.

Le SDS, i progetti di etichetta e le notifiche devono essere revisionati o aggiornati periodicamente.

Le ragioni possono essere modifiche legislative, variazioni di composizione o nuove informazioni sul prodotto che richiedono aggiornamenti.

Ogni modifica sostanziale della SDS deve essere notificata tramite il portale PCN, se siete soggetti a obbligo di notifica.

Per seguire efficacemente le modifiche, scegliete un fornitore che vi informi attivamente sugli aggiornamenti. Il semplice caricamento di una SDS sul suo sito web non costituisce informazione valida.

È essenziale che la vostra azienda elabori una strategia per garantire la conformità a lungo termine con la normativa di sicurezza chimica.

8. Il regolamento REACH non si applica ai distributori, giusto?

Il regolamento REACH riguarda tutti gli attori della catena di approvvigionamento, compresi i distributori.

I distributori svolgono un ruolo fondamentale nel flusso di informazioni tra clienti (utilizzatori finali), produttori e importatori (principali detentori dei dati).

In pratica, il flusso di informazioni previsto dal REACH è una funzione attiva di mediazione. La trasmissione della SDS ai clienti ne fa parte, ma il distributore può avere ulteriori obblighi di comunicazione.

9. A cosa devo prepararmi in caso di ispezione?

Innanzitutto, collaborate con le autorità di controllo – è nell’interesse di entrambe le parti (anche del vostro).

I punti principali dell’ispezione dipenderanno dallo “status” menzionato in precedenza. Al termine, verrà redatto un verbale con i risultati.

FAQ – Domande e risposte frequenti sulla sicurezza chimica