De 9 belangrijkste aandachtspunten bij de distributie van chemische producten

Kompas voor chemische veiligheid – De 9 belangrijkste aandachtspunten bij de distributie van chemische producten

Door de toegenomen vraag naar chemische producten zijn er nieuwe marktpartijen (distributeurs) bijgekomen die nog niet beschikken over ervaring met of kennis van de chemischeveiligheidsvoorschriften die onder meer van toepassing zijn op de handel in deze producten.

In dit artikel behandelen we de belangrijkste vragen die moeten worden beantwoord, zodat u met de benodigde kennis kunt beginnen met de handel in chemische producten.

1. Zijn de verantwoordelijkheden op het gebied van chemische veiligheid voor alle distributeurs hetzelfde?

Zeker niet.

Als eerste stap is het belangrijk om de ‘status’ van de onderneming vast te stellen. Deze moet voor elk product afzonderlijk worden bepaald. Logischerwijs kan een onderneming tegelijkertijd meerdere rollen vervullen.

De rollen en verantwoordelijkheden worden in de eerste plaats bepaald door de herkomst van het chemische product. Om volledig nauwkeurig te zijn, hangt dit vooral af van welke partij bij de transactie daadwerkelijk de ‘leverancier’ van het product is en, als gevolg daarvan, welke partij in het land waar het product in de handel wordt gebracht de verkoper of koper is.

Dit is het eerste en belangrijkste punt waarop zelfs veel ‘deskundigen’ op het gebied van chemische veiligheid een onjuiste redenering volgen (meestal op basis van een eenzijdige interpretatie of uitsluitend op basis van een REACH- of CLP-definitie) en daardoor de verantwoordelijkheden van de betrokken onderneming verkeerd vaststellen.

Wij vermijden deze valkuil en lichten dit aan de hand van een eenvoudig voorbeeld toe:

Als u bijvoorbeeld een product van een Duitse onderneming koopt en dit vervolgens in een andere lidstaat (bijvoorbeeld Hongarije) wilt verkopen, is het dan de Duitse onderneming die het product als eerste op de Hongaarse markt brengt, of is dat uw onderneming?

Het juiste antwoord is: beide zijn mogelijk, afhankelijk van wie het vervoer organiseert (en betaalt).

Met andere woorden: als de Duitse onderneming het product naar Hongarije vervoert, is de Hongaarse onderneming de ‘wederverkoper’ van de gekochte goederen, omdat de Duitse onderneming het product al op de Hongaarse markt heeft gebracht.

Als de Hongaarse onderneming het vervoer naar Hongarije regelt, gaat zij in de praktijk ‘naar Duitsland om het product op te halen’. Dit betekent dat de Duitse partner het product in Duitsland heeft verkocht en dat de Hongaarse onderneming de ‘distributeur die verantwoordelijk is voor het in de handel brengen in Hongarije’ wordt.

We hebben het inkopen uit een land buiten de EER bewust buiten beschouwing gelaten, omdat dit als invoer wordt beschouwd en daardoor in een geheel andere categorie valt (in dat geval kan de onderneming zelfs niet als distributeur worden aangemerkt; de status van importeur is in de relevante wetgeving een afzonderlijke categorie). Dit artikel is niet bedoeld voor importeurs, hoewel veel van de hier beschreven verplichtingen ook voor hen gelden (importeurs hebben echter aanzienlijk meer verplichtingen en dragen een grotere verantwoordelijkheid).

Daarnaast moet worden vermeld dat distributeurs voor bepaalde specifieke productsoorten (bijvoorbeeld biociden) aanvullende verantwoordelijkheden kunnen hebben. Deze behandelen we echter niet in dit artikel.

Lees dit artikel niet verder als

• u het product vóór distributie vanuit een grote verpakking overbrengt naar een kleinere verpakking
• u andere activiteiten met het product uitvoert dan hantering, opslag en verkoop
• u het product herverpakt, opnieuw etiketteert of onder een andere merknaam op de markt brengt

omdat in de bovenstaande gevallen de status van uw onderneming verandert in ‘downstreamgebruiker’ en u geheel andere verantwoordelijkheden op het gebied van chemische veiligheid zult (kunnen) hebben.

2. Welke documenten en vergunningen heb ik nodig om een product in een lidstaat te distribueren?

U hebt het veiligheidsinformatieblad en het etiketontwerp van het product nodig in de taal van de betreffende lidstaat. Als het product als gevaarlijk is ingedeeld, hebt u ook een PCN-kennisgeving nodig (niet te verwarren met andere vergunningen of een REACH-registratie) voordat u het product in de handel kunt brengen. Alleen voor specifieke producten, zoals biociden of pesticiden, is een afzonderlijke toelating vereist.

3. Is de leverancier verplicht mij een veiligheidsinformatieblad te verstrekken in de officiële taal van het land waar ik het product verkoop, of moet ik dit laten vertalen?

Als uw onderneming het product als eerste in een bepaald land in de handel brengt, bent u verantwoordelijk voor het veiligheidsinformatieblad dat in de officiële taal van dat land is opgesteld.

En hier ligt de nadruk op het woord verantwoordelijkheid…

Stel dat u het product in Hongarije in de handel wilt brengen. Het is mogelijk dat uw (buitenlandse) partner bij het product een Hongaars veiligheidsinformatieblad verstrekt (ook als hij daartoe niet verplicht is). Hiermee moet echter altijd voorzichtig worden omgegaan (doorgaans worden dergelijke veiligheidsinformatiebladen met software opgesteld).

Wij adviseren u in dergelijke gevallen ook het ‘originele’ anderstalige VIB op te vragen. Als de autoriteit of een handelspartner fouten of inconsistenties in het document constateert, vormt dit oorspronkelijke document namelijk mede de basis voor het corrigeren van de tekortkomingen. Het verdient in ieder geval aanbeveling deze veiligheidsinformatiebladen professioneel te laten controleren voordat u ze gebruikt voor een kennisgeving of aan een handelspartner doorstuurt.

Als u alleen een anderstalig VIB ontvangt, moet u dit laten vertalen. Er gelden geen beperkingen voor wie de vertaling mag uitvoeren: u kunt het zelf vertalen, het door een vertaalbureau laten vertalen of hiervoor een gespecialiseerd bedrijf inschakelen. Bij de vertaling van een veiligheidsinformatieblad moet er rekening mee worden gehouden dat ‘vertalen’ ook het controleren van de indelingen, wettelijke verwijzingen, inhoud, opmaak en vele andere technische aspecten omvat. De verantwoordelijkheid ligt bij u. Overweeg daarom zorgvuldig de mogelijkheden en kies de meest geschikte oplossing.

Wederverkopers hebben deze verantwoordelijkheid of taak dus niet meer. De leverancier is verplicht een veiligheidsinformatieblad te verstrekken in de officiële taal van de lidstaat en overeenkomstig de op dat moment geldende wetgeving. Ook in dit geval is het echter belangrijk welke documenten u accepteert en vervolgens aan uw handelspartners doorstuurt. Ook dit is een PR-instrument dat van invloed kan zijn op het imago van uw onderneming bij uw handelspartners of verstoringen in de distributie van uw product kan veroorzaken. Bij de keuze van een leverancier mag de prijs daarom niet het enige criterium zijn; ook de bovengenoemde aspecten moeten worden meegewogen.

4. Wat moet ik doen als ik geen veiligheidsinformatieblad van mijn leverancier ontvang?

Het enkele feit dat uw handelspartner geen veiligheidsinformatieblad bij het product verstrekt, betekent op zichzelf niet dat hij onrechtmatig heeft gehandeld. Voor veel chemische producten is geen veiligheidsinformatieblad vereist. Vrijstellingen of bepaalde versoepelingen worden voornamelijk bepaald op basis van het gebruik en de gevarenindeling van het product.

Onze ervaring is dat het ontbreken van een veiligheidsinformatieblad voor een chemisch product in de dagelijkse praktijk problemen kan veroorzaken. In dergelijke gevallen moeten we ons voortdurend tegenover handelspartners of autoriteiten verantwoorden (bijvoorbeeld door aan te tonen dat het product niet als gevaarlijk is ingedeeld, wat zonder VIB lastig kan zijn). Ook in dergelijke gevallen geldt echter een minimale informatieverplichting. De eenvoudigste en meest algemeen aanvaarde manier om deze informatie te verstrekken, is het beschikbaar stellen (of laten opstellen) van een veiligheidsinformatieblad.

Wij adviseren u om ook voor producten waarvoor geen VIB-verplichting geldt een veiligheidsinformatieblad bij de leverancier op te vragen en dit, als het in een andere taal is opgesteld, op dezelfde wijze te laten vertalen en aanpassen als wij adviseren voor producten waarvoor wel een VIB-verplichting geldt. Als de leverancier geen veiligheidsinformatieblad verstrekt, kunt u een deskundige een VIB laten opstellen of de beschikbare gegevens en informatie over het product samenvatten in een document met een structuur die vergelijkbaar is met die van een veiligheidsinformatieblad. In het laatste geval is het belangrijk het document niet als ‘veiligheidsinformatieblad’ aan te duiden. Zo wordt voorkomen dat de verwachting ontstaat dat het document aan alle inhoudelijke en formele eisen voor veiligheidsinformatiebladen moet voldoen, terwijl de essentiële en noodzakelijke informatie toch kan worden doorgegeven.

5. Wanneer en in welke vorm moet ik mijn klanten een veiligheidsinformatieblad verstrekken?

Het veiligheidsinformatieblad moet bij de eerste levering van het product aan uw klant worden verstrekt. Bij meerdere (doorlopende) leveringen hoeft u het VIB alleen opnieuw te verstrekken als er inmiddels een nieuwere versie van het veiligheidsinformatieblad beschikbaar is.

Het veiligheidsinformatieblad moet altijd aantoonbaar en gedocumenteerd worden overgedragen, omdat u bij een officiële inspectie moet kunnen bewijzen dat het VIB aan de klant is verstrekt.

Het is belangrijk om te begrijpen dat de relevante regelgeving een ‘actieve’ verstrekking vereist en niet slechts een ‘passieve’ beschikbaarstelling. Zodra u het verschil tussen beide benaderingen begrijpt, is ook duidelijk waarom een veiligheidsinformatieblad dat uitsluitend op de website van een onderneming is geplaatst, niet als geldige verstrekking geldt.

Een goede werkwijze voor het verstrekken van een VIB is verzending per e-mail of verstrekking samen met de vervoersdocumenten (bijvoorbeeld een afleverbon) of de factuur. Beschikbaarstelling via een website kan aan de eisen voldoen wanneer registratie op de website verplicht is of wanneer er een ‘digitaal spoor’ achterblijft waarmee later kan worden aangetoond dat het document daadwerkelijk is verstrekt.

Zoals uit het bovenstaande blijkt, kan het VIB elektronisch, op een fysieke gegevensdrager of in gedrukte vorm worden verstrekt (maar altijd kosteloos).

6. Heeft de distributeur verplichtingen met betrekking tot etikettering?

Als u wederverkoper bent, moet uw handelspartner de producten al overeenkomstig de geldende voorschriften in de lokale officiële taal hebben geëtiketteerd (is dit niet het geval, neem de producten dan niet over). In de praktijk kan het echter voorkomen dat de verpakking en daarmee ook het etiket beschadigd zijn. In dat geval moet u het product opnieuw etiketteren (of het volgens afspraak aan uw handelspartner retourneren). Een product met een onjuist, beschadigd of ontbrekend etiket mag niet worden gedistribueerd.

Houd er rekening mee dat de wetgeving inzake chemische veiligheid voortdurend verandert. Controleer daarom bij ontvangst van elke partij of het veiligheidsinformatieblad en het etiket met elkaar overeenstemmen. In veel gevallen kan bijvoorbeeld een nieuwere versie van het veiligheidsinformatieblad zijn ontvangen zonder dat de etikettering overeenkomstig is aangepast (of omgekeerd).

Als distributeur die verantwoordelijk is voor het in de handel brengen van het product in uw lidstaat, bent u ervoor verantwoordelijk dat het etiket in de officiële lokale taal in overeenstemming is met het veiligheidsinformatieblad. Het is mogelijk dat de buitenlandse handelspartner het product al met een meertalig etiket heeft geleverd. In dat geval moet u, net als een wederverkoper, de formulering (vertaling) en de overeenstemming van het etiket met het veiligheidsinformatieblad controleren.

Wij hebben bij in het buitenland opgestelde anderstalige etiketten dezelfde professionele bedenkingen als bij veiligheidsinformatiebladen die met software zijn opgesteld.

7. Ik heb aan al mijn verplichtingen voldaan. Is nu alles in orde?

Ja, de distributie kan worden gestart. Uw taken op het gebied van chemische veiligheid zijn daarmee echter nog niet afgerond.

Veiligheidsinformatiebladen, etiketontwerpen en kennisgevingen voor producten moeten om verschillende redenen mogelijk worden herzien of gewijzigd.

Dit kan noodzakelijk zijn door wijzigingen in de wetgeving, wijzigingen bij de fabrikant die van invloed kunnen zijn op de samenstelling of nieuwe informatie over het product die een wijziging van het veiligheidsinformatieblad en daarmee ook van de etikettering rechtvaardigt.

Zoals eerder aangegeven, moet u wezenlijke wijzigingen die in het veiligheidsinformatieblad zijn opgenomen via het PCN-indieningsportaal aan de bevoegde instantie doorgeven door uw eerdere kennisgeving te actualiseren (als u de verantwoordelijke partij bent).

Om wijzigingen goed te kunnen volgen, kiest u bij voorkeur een leverancier die bereid is u hierover actief te informeren (het enkele feit dat de leverancier het veiligheidsinformatieblad op zijn website heeft geactualiseerd, geldt niet als het verstrekken van informatie).

Voor de distributie van chemische producten is het essentieel dat uw onderneming een strategie ontwikkelt om op lange termijn aan de wetgeving inzake chemische veiligheid te blijven voldoen.

8. Ik heb van REACH gehoord, maar dat geldt toch niet voor distributeurs?

De REACH-verordening is van toepassing op alle deelnemers in de toeleveringsketen, waaronder distributeurs.

Distributeurs spelen een belangrijke rol en hebben daarom ook verplichtingen bij de informatie-uitwisseling tussen klanten (eindgebruikers), fabrikanten en importeurs (als belangrijkste houders van de gegevens).

In de praktijk houdt de informatie-uitwisseling onder REACH een actieve intermediaire functie in. Het doorgeven en verstrekken van het veiligheidsinformatieblad aan klanten dient (mede) dit doel. Daarnaast kan de distributeur aanvullende taken hebben in verband met communicatieverplichtingen.

9. Waarop moet ik voorbereid zijn bij een inspectie?

Werk in de eerste plaats mee met de inspectiediensten; dit is in het belang van beide partijen (dus ook in uw belang).

De aandachtspunten tijdens een inspectie ter plaatse worden bepaald door de eerder besproken ‘statussen’. Uiteindelijk wordt een verslag van de bevindingen opgesteld.

FAQ – Veelgestelde vragen en antwoorden over chemische veiligheid

Aangeboden diensten

• Vertaling van veiligheidsinformatiebladen
• Diensten voor het in de handel brengen van cosmetische producten
• Opstellen en samenstellen van een veiligheidsinformatieblad

Aanbevolen artikel(en)

• Verplichtingen van distributeurs van cosmetische producten
• Informatie over het gebruik van de UFI (Unique Formula Identifier)