9 nejdůležitějších věcí o distribuci chemických výrobků

Kompas chemické bezpečnosti – 9 nejdůležitějších věcí, které byste měli vědět o distribuci chemických výrobků

S rostoucí poptávkou po chemických výrobcích se objevili noví účastníci trhu (distributoři), kteří zatím nemají zkušenosti ani znalosti o předpisech chemické bezpečnosti, které mimo jiné upravují obchod s těmito výrobky.

V tomto článku vás provedeme nejdůležitějšími otázkami, které je třeba zodpovědět, abyste mohli začít s distribucí chemických výrobků s potřebnými znalostmi.

1. Platí stejné povinnosti v oblasti chemické bezpečnosti pro všechny distributory?

Rozhodně ne.

Prvním krokem je stanovit „status“ společnosti, který musí být určen individuálně pro každý výrobek. Z toho logicky vyplývá, že společnost může mít současně několik rolí.

Role a povinnosti závisí především na tom, odkud chemický výrobek pochází. Přesněji řečeno, záleží hlavně na tom, která ze stran zapojených do transakce je skutečným „dodavatelem“ výrobku a tedy která strana bude prodávajícím nebo kupujícím v zemi, kde je výrobek uváděn na trh.

Toto je první a nejdůležitější bod, kde i mnozí „odborníci“ na chemickou bezpečnost uvažují chybně (obvykle se opírají pouze o definici REACH nebo CLP) a nesprávně definují povinnosti dané společnosti.

Do této pasti nespadneme a ukážeme si jednoduchý příklad:

Pokud koupíte výrobek například od německé společnosti a později jej chcete prodávat v jiném členském státě (například v Maďarsku) – je to německá společnost, která uvádí výrobek na maďarský trh, nebo vaše společnost?

Správná odpověď zní: může to být obojí, podle toho, kdo organizuje (a platí) dopravu.

Jinými slovy: pokud německá společnost přepraví výrobek do Maďarska, pak je maďarská společnost „dalším prodejcem“ zakoupeného zboží, protože německá společnost již výrobek uvedla na maďarský trh.

Pokud však maďarská společnost sama organizuje dopravu do Maďarska, znamená to prakticky, že „jede do Německa pro zboží“, což znamená, že německý partner prodal výrobek v Německu a maďarská společnost je „distributorem odpovědným za uvedení na trh v Maďarsku“.

Zde se nezabýváme dodávkami ze zemí mimo EHP, protože to je považováno za dovoz a podléhá zcela jiné klasifikaci (v takovém případě společnost nemůže být klasifikována jako distributor, ale jako „dovozce“, jak stanoví příslušné předpisy). Tento článek není určen dovozcům, i když se na ně popsané povinnosti rovněž vztahují (jejich povinnosti jsou však podstatně širší).

Je také třeba zmínit, že u některých specifických typů výrobků (např. biocidních přípravků) mohou mít distributoři další povinnosti. Těmi se však v tomto článku zabývat nebudeme.

Nečtěte dál tento článek, pokud

přeléváte výrobek z velkého balení do menšího před distribucí
s výrobkem provádíte jiné činnosti než manipulaci, skladování a prodej
výrobek přebalujete, znovu etiketujete nebo měníte značku

protože v těchto případech se status vaší společnosti mění na „následného uživatele“ a můžete mít zcela odlišné povinnosti v oblasti chemické bezpečnosti.

2. Jaké dokumenty a povolení potřebuji k distribuci v členském státě?

Budete potřebovat bezpečnostní list (SDS) a návrh etikety výrobku v jazyce členského státu. Pokud je výrobek klasifikován jako nebezpečný, budete také potřebovat oznámení PCN (neplést s jinými povoleními či registrací REACH), abyste mohli zahájit uvedení na trh. Pouze některé specifické výrobky, jako jsou biocidní přípravky nebo přípravky na ochranu rostlin, vyžadují autorizaci.

3. Je dodavatel povinen mi poskytnout SDS v úředním jazyce země, kde výrobek prodávám, nebo si jej musím přeložit?

Pokud vaše společnost jako první uvádí výrobek na trh v dané zemi, nesete odpovědnost za bezpečnostní list v úředním jazyce této země.

A zde je důraz na slovo odpovědnost…

Předpokládejme, že chcete uvést výrobek na trh v Maďarsku. Je možné, že váš (zahraniční) partner poskytne SDS v maďarštině (i když není povinen), ale vždy by měl být posuzován s opatrností (takové SDS jsou často generovány softwarem).

V těchto případech doporučujeme požádat o „originální“ cizojazyčný SDS, protože pokud orgán/partner zjistí chyby nebo nesrovnalosti, tento dokument bude sloužit jako základ pro opravu. V každém případě je vhodné, aby byly tyto SDS před použitím pro registrace nebo předáním partnerům profesionálně zkontrolovány.

Pokud obdržíte pouze SDS v cizím jazyce, musíte jej přeložit. Neexistují žádná omezení – můžete jej přeložit sami, prostřednictvím překladatelské agentury nebo specializované společnosti. Je však důležité mít na paměti, že „překlad“ SDS zahrnuje také ověření klasifikací, právních odkazů, obsahu a formy a mnoha dalších technických aspektů. Odpovědnost je na vás – zvažte své možnosti a vyberte nejlepší řešení.

Další prodejci již tuto odpovědnost nemají. Je povinností dodavatele poskytnout SDS v úředním jazyce členského státu a v souladu s platnou legislativou. Důležité je však také to, jaké dokumenty přijmete a následně předáte svým partnerům, protože to ovlivňuje image vaší společnosti a může narušit distribuci. Cena by proto neměla být jediným kritériem při výběru dodavatele.

4. Co dělat, pokud nedostanu SDS od dodavatele?

Samotný fakt, že náš partner nedodává SDS spolu s výrobkem, ještě neznamená, že jedná nezákonně. Mnoho chemických výrobků SDS nevyžaduje. Výjimky se určují především podle použití a klasifikace výrobku.

Z našich zkušeností vyplývá, že absence SDS u chemického výrobku může být problematická v každodenní praxi. V takových případech musíme často obhajovat situaci před partnery nebo orgány (prokazovat, že výrobek není klasifikován jako nebezpečný, což je bez SDS obtížné). Přesto máme v těchto případech minimální povinnost poskytovat informace – a nejjednodušší a nejvíce akceptovatelný způsob je poskytnout nebo nechat vypracovat SDS.

Doporučujeme žádat o SDS i pro výrobky, pro které neexistuje povinnost, a pokud je v cizím jazyce, přeložit a přizpůsobit jej. Pokud dodavatel SDS neposkytne, nechte si jej vypracovat odborníkem nebo shrňte dostupné údaje a informace o výrobku v dokumentu se strukturou podobnou SDS. V tomto případě je důležité dokument nenazývat „SDS“, protože by jinak podléhal formálním požadavkům SDS – přesto umožňuje předání základních a nezbytných informací.

5. Kdy a v jaké formě musím poskytnout SDS svým zákazníkům?

Bezpečnostní list musí být předán zákazníkovi při první dodávce výrobku. V případě opakovaných (průběžných) dodávek musí být SDS znovu poskytnut pouze tehdy, pokud je mezitím k dispozici nová verze SDS.

V každém případě musí být SDS předán prokazatelným a zdokumentovaným způsobem, protože v případě kontroly musíme být schopni doložit, že jsme jej zákazníkovi poskytli.

Je důležité pochopit, že příslušné předpisy vyžadují „aktivní“ předání, nikoli „pasivní“ dostupnost. Jakmile pochopíte rozdíl mezi těmito dvěma přístupy, pochopíte, proč SDS nahraná na webovou stránku nepředstavuje platné předání.

Dobrou praxí při předávání SDS je zaslat jej e-mailem, předat jej společně s dodacími dokumenty (např. dodacím listem) nebo při fakturaci. Poskytnutí na webové stránce splňuje požadavky pouze tehdy, pokud je nutná registrace nebo pokud zůstává „digitální stopa“, kterou lze později použít jako důkaz.

Jak je vidět výše, předání SDS může být provedeno elektronicky, na nosiči dat nebo v tištěné podobě (ale vždy zdarma).

6. Má distributor povinnosti týkající se označování?

Pokud jste dalším prodejcem, váš partner musí mít výrobky již označeny v místním úředním jazyce v souladu s platnými předpisy (pokud ne, nepřebírejte je). V praxi se však může stát, že obal je poškozený a tím i etiketa – v takovém případě musíte výrobek znovu označit (nebo jej vrátit partnerovi). Výrobek nesmíte distribuovat s chybným, poškozeným nebo chybějícím označením.

Mějte na paměti, že předpisy chemické bezpečnosti se neustále mění. Proto byste měli při každém příjmu zboží kontrolovat shodu mezi SDS a etiketou. V mnoha případech můžete mít novější verzi SDS, zatímco označení nebylo odpovídajícím způsobem aktualizováno (nebo naopak).

Jako distributor odpovědný za uvedení výrobku na trh v členském státě je vaší povinností zajistit, aby označení v úředním jazyce odpovídalo SDS. Je možné, že zahraniční partner již dodal výrobek s vícejazyčným označením. V takovém případě byste měli zkontrolovat formulace (překlad) a shodu označení se SDS – tak jak je obvyklé u dalších prodejců.

Máme stejné odborné výhrady k cizojazyčným etiketám vytvořeným v zahraničí jako k SDS generovaným softwarem.

7. Splnil jsem všechny své povinnosti – je teď vše v pořádku?

Ano, distribuce může začít – ale vaše úkoly v oblasti chemické bezpečnosti ještě neskončily.

Bezpečnostní listy, návrhy etiket a oznámení je nutné z různých důvodů revidovat nebo měnit.

Důvody změn mohou být legislativní změny, změny na straně výrobce, které mohou ovlivnit složení, nebo nové informace o výrobku, které mohou odůvodnit změny v SDS a odpovídajícím způsobem v označení.

Jak již bylo uvedeno, veškeré podstatné změny v SDS je nutné oznámit orgánům prostřednictvím portálu PCN aktualizací předchozího oznámení (pokud jste subjektem povinným k oznámení).

Aby bylo možné účinně sledovat změny, vyberte si dodavatele, který je ochoten vás aktivně informovat o změnách (skutečnost, že aktualizoval SDS na svých webových stránkách, nepředstavuje informaci).

Pro distribuci chemických výrobků je nezbytné, aby vaše společnost vypracovala strategii k zajištění dlouhodobého souladu s předpisy chemické bezpečnosti.

8. Slyšel jsem o REACH, ale ten se na distributory nevztahuje, že?

Nařízení REACH se vztahuje na všechny účastníky dodavatelského řetězce, včetně distributorů.

Distributoři hrají důležitou roli a mají povinnost v toku informací mezi zákazníky (konečnými uživateli), výrobci a dovozci (hlavními držiteli údajů).

V praxi má tok informací podle REACH charakter aktivního zprostředkování. Předávání SDS zákazníkům tento účel částečně plní. Distributor však může mít i další povinnosti v rámci své komunikační role.

9. Na co se musím připravit při inspekci?

Především spolupracujte s kontrolními orgány – je to v zájmu obou stran (i vašeho).

Hlavní body inspekce na místě budou určeny „statusy“ popsanými výše. Na závěr je vypracována zpráva o výsledcích.

FAQ – Často kladené otázky a odpovědi k chemické bezpečnosti