Waarom heeft mijn zakenpartner ons veiligheidsinformatieblad niet geaccepteerd? – Foutenoverzicht en compliancechecklist

MSDS-Europe – Waarom heeft mijn zakenpartner ons veiligheidsinformatieblad geweigerd?

Het veiligheidsinformatieblad is een essentieel document binnen de chemische veiligheid. Het is dan ook terecht dat onze zakenpartners verwachten dat het VIB dat zij ontvangen aan alle wettelijke vereisten voldoet. Wanneer een partner ons veiligheidsinformatieblad afwijst, is een tekortkoming in de naleving meestal de oorzaak. Hieronder bespreken we de meest voorkomende redenen en geven we een praktische checklist om afwijzing van een VIB te voorkomen.

Veelvoorkomende redenen waarom een VIB niet wordt geaccepteerd

Veiligheidsinformatieblad in een onjuiste taal

Een van de meest voorkomende redenen is dat het veiligheidsinformatieblad niet is opgesteld in de taal die door de ontvanger of de autoriteiten wordt vereist. De REACH-verordening bepaalt dat het VIB moet worden verstrekt in de officiële taal van de lidstaat waar het product in de handel wordt gebracht. In Hongarije is bijvoorbeeld een Hongaarstalig veiligheidsinformatieblad verplicht en de zakenpartner is niet verplicht een document in een andere taal te accepteren.

Onvolledige of verouderde VIB-opmaak

Het kan voorkomen dat een VIB taalkundig correct is, maar qua vorm of inhoud onvolledig. Voorheen werd hierbij vaak gesproken van een controle op ‘830-compliance’, als verwijzing naar Verordening (EU) 2015/830, waarin de structuur met 16 rubrieken en de gedetailleerde inhoudelijke vereisten waren vastgelegd.

Enkele jaren geleden is echter een nieuwe EU-verplichting van kracht geworden: Verordening (EU) 2020/878 heeft de eerdere regels vervangen. Sinds 1 januari 2023 zijn binnen de EU alleen VIB’s aanvaardbaar die voldoen aan de opmaakvereisten van Verordening (EU) 2020/878. Alle oudere veiligheidsinformatiebladen moesten daarom uiterlijk eind 2022 worden bijgewerkt.

‘878-compliance’ betekent dat het VIB ook de nieuwe informatie bevat die door de verordening wordt vereist, bijvoorbeeld gegevens over nanovormen, hormoonontregelende eigenschappen, ATE-waarden en M-factoren. Een VIB dat met een verouderd sjabloon is opgesteld, zal waarschijnlijk worden afgewezen.

Het recht van de klant op een correct VIB

Onze zakenpartner heeft als ontvanger van een gevaarlijke stof of een gevaarlijk mengsel recht op een correct en actueel veiligheidsinformatieblad en is vaak ook verplicht dit te verkrijgen. Dit wordt eveneens ondersteund door de Hongaarse wetgeving: Besluit 25/2000. (IX. 30.) EüM–SZCSM bepaalt dat Hongaarse ondernemingen bij de leverancier een veiligheidsinformatieblad moeten verkrijgen dat aan de toepasselijke regelgeving voldoet. Zonder dit document kan de klant zijn eigen verplichtingen op het gebied van chemische veiligheid niet nakomen. Hij kan een onvolledig of verouderd VIB daarom terecht afwijzen en om een actuele versie vragen.

Praktische checklist

Met de onderstaande checklist kunnen leveranciers en distributeurs controleren of hun veiligheidsinformatieblad aan de vereisten voldoet voordat zij het aan een zakenpartner verstrekken:

• Juiste taal: controleer of het VIB is opgesteld in de officiële taal van het land waar het product in de handel wordt gebracht.
• Juiste indeling en etikettering: controleer of de gevarenindeling in het VIB in overeenstemming is met de CLP-verordening. Alle vereiste H- en P-zinnen en gevarenpictogrammen moeten zijn opgenomen.
• Actuele versie: het VIB moet de uitgiftedatum en het versienummer vermelden en het document zelf moet voldoen aan de actuele opmaak overeenkomstig Verordening (EU) 2020/878. Als de laatste actualisering vóór 2023 plaatsvond, stel dan een nieuwe versie op waarin de nieuw vereiste elementen, zoals hormoonontregelende eigenschappen, zijn opgenomen.
• Bijlagen: controleer of alle noodzakelijke bijlagen zijn toegevoegd.

Veelvoorkomende fouten corrigeren

Als uit de controle blijkt dat het veiligheidsinformatieblad niet aan de verwachtingen voldoet, moet dit zo snel mogelijk worden gecorrigeerd. Als het probleem taalkundig van aard is, moeten wij er in de meeste gevallen zelf voor zorgen dat een geschikt VIB in de lokale taal wordt opgesteld. Het is raadzaam hiervoor een gekwalificeerde vertaler in te schakelen en de vertaling te laten controleren door een deskundige op het gebied van chemische veiligheid. Voor naleving zijn namelijk niet alleen taalkundige nauwkeurigheid, maar ook vakinhoudelijke juistheid vereist.

Als de opmaak of inhoud van het VIB verouderd is, moet het document overeenkomstig de actuele regelgeving worden bijgewerkt. Dit betekent dat de nieuw vereiste elementen moeten worden toegevoegd en dat, indien nodig, de indeling moet worden aangepast.

Dit is echter geen eenvoudige taak, omdat het waarborgen van VIB-compliance een complex en voortdurend veranderend vakgebied is en de meeste ondernemingen niet beschikken over de interne expertise om dit zelf te beheren.

Hebt u nog vragen?

Neem contact op met onze klantenservice of stel uw vraag online aan onze deskundige.

Aanbevolen diensten:

• Opstellen en samenstellen van veiligheidsinformatiebladen (VIB)
• Opstellen van CLP-etiketontwerpen
• PCN-kennisgeving voor gevaarlijke mengsels

Nuttige artikelen:

• • Kompas voor chemische veiligheid
  • FAQ – Veelgestelde vragen en antwoorden

Korte vragen en antwoorden